Atea Forklarer: Forretningsinnsikt i skyen

– Mengden data vi produserer og konsumerer vokser enormt. Tallet for 2022 var estimert til 97 zettabytes – og prognosen er at tilsvarende tall for 2025 vil være hele 175 zetabyttes, sier Malin Birkelund, seniorkonsulent i Atea Analytics.

For ordens skyld: En zettabytte tilsvarer en trilliard bytes, men det viktigste poenget er at mengden data som produseres vil dobles de neste tre årene.

– Det i seg selv er grunn nok til at bedrifter allerede nå bør vurdere å flytte dataene sine over til skyen – hvor kapasiteten enklere kan utvides. Når dataen er samlet i skyen, gjelder det å strukturere, analysere og bruke disse på en måte som gir merverdi til bedriften. Det er dette arbeidet som kalles BI, forklarer Birkelund.

Hva er forretningsinnsikt (BI)?

Kort fortalt: Forretningsinnsikt handler om den tekniske infrastrukturen og prosessene som samler, lagrer og analyserer virksomhetens data. Dataen er ofte et produkt av forretningsaktiviteter, og kan være både strukturerte og ustrukturerte.  BI er en forkortelse for «Business Intelligence», og verktøyene som brukes omtales gjerne som BI-verktøy.

– Poenget er å gjøre det mulig for bedriften å bruke dataene sine til å ta bedre beslutninger og dermed skape verdi. Ved hjelp av selvbetjente og brukervennlige BI-verktøy som for eksempel «Power BI» og «Tableau» kan bedriften selv ta ut innsikt gjennom dynamiske rapporter og dashboards, sier Birkelund.

Hvorfor skyen?

Kort fortalt: Forretningsinnsikt og BI-verktøy kan brukes lokalt (på egne servere, såkalt on-premise), men fordelene ved å ha data og verktøy samlet i skyen er store. Skyteknologi er skalerbart, fleksibelt – og krever mindre vedlikehold.

– Om du for eksempel skal øke kapasiteten på en on-premise BI-løsning betyr det innkjøp av infrastruktur, installasjoner og ekstra vedlikehold. Med skyteknologi kan du spinne opp kapasiteten ved behov – og skru den ned igjen i perioder hvor det sendes få databasespørringer. Bedriften er skodd for morgendagens behov, og ansatte kan bruke tiden sin på utvikling i stedet for vedlikehold, mener seniorkonsulenten.

Når bedriften din flytter fra on-premise til skyen reduseres også mengden fysisk utstyr. Det er bra for miljøet, og kan sammenlignes med bildeling:

– Se for deg at bedriften din har ti firmabiler stående i garasjen, hvorav de fleste samler støv, fordi dere kanskje har bruk for ti biler samtidig på et tidspunkt. I stedet kan dere velge bildeling og kun bruke akkurat de bilene dere trenger – når dere trenger dem. Slik er forskjellen på on-premise og sky også, og det er dette som ligger i «aaS» (as a service) når vi snakkes om IaaS, Paas og Saas, forklarer seniorkonsulenten.

Hvilke bedrifter bør implementere forretningsinnsikt (BI) i skyen?

Kort fortalt: Skyteknologi og BI-verktøy foredler data til forretningsverdi, og gjør det mulig for selskaper i alle størrelsesordener å anvende data som en ressurs.  

De aller fleste virksomheter er i dag tjent med å legge sin BI og analysevirksomhet til skyen, med mindre det er spesielle tungtveiende grunner for å bli on-premise, mener Birkelund.

– Dette kan for eksempel være konkrete krav til sikkerhet, spesielle krav til hastighet på dataflyt (hvor live er egentlig live data?), eller om du nylig har økt kapasiteten på eksisterende on-premise maskinpark. Selv i disse tilfellene vil en hybrid løsning ofte være formålstjenlig, sier hun.

Birkelund forteller at det er din bedrifts behov som bestemmer hvordan løsningen(e) skal se ut. BI-verktøy kan blant annet brukes til å:

• Sette sammen data fra mange ulike kildesystemer, visualisere dataen og gjøre ønskede analyser.
• Videreformidle datasett, dashboards og rapporter, og styre hvilken informasjon som skal være synlig for hvem.
• Automatisere oppdateringer og på den måten unngå manuelle oppdateringsrutiner.

– Informasjonen kan distribueres på akkurat den måten du ønsker. Bestem selv om du ønsker en rapport tilsendt på e-post kvartalsvis, samlet i Teams eller Sharepoint, eller at den skal lastes automatisk opp til en nettside, forklarer Birkelund.

Bedrifter som har mange rutinemessige prosesser, er spesielt gode kandidater for å bruke data som beslutningsstøtte.

– Vi har for eksempel kunder som har endret prosesser fra rutinestyrt til behovsstyrt på bakgrunn av datainnsikten de har hentet ut. Ikke bare har driften blitt mer effektiv og bærekraftig, den enkeltansattes arbeidshverdag har også blitt bedre. Faktisk har vi kunder som har opplevd at sykefraværet har gått ned, trolig knyttet til mindre stress og rutinepreget arbeid, mener Birkelund.

Her er andre gode eksempler på hvordan Ateas kunder bruker BI-verktøy:

• Utvikling av lederverktøy hvor data om personell, lønn, årsverk og sykefravær sammenstilles og gjøres lett tilgjengelig.
• Oversikt over salgs- og kundeinformasjon. Basert på salgstallene kan bedriften for eksempel gjøre beslutninger for hva slags kampanjer man skal kjøre mot hvilke kunder, hvilke varer som skal bestilles når, samt analysere kundefrafall.

– BI er en fordel for alle virksomheter, og kan brukes til alt fra overvåking og analyse av produksjonsutstyr, produksjon, forsyningskjeden, salg, kundefrafall og besøk, konkluderer Birkelund.

Tre tips til bedrifter som vil bruke BI-verktøy

– De aller fleste bedrifter bruker allerede data i en eller annen form. For å hente ut mest mulig verdi fra dataen er det noen ting det er lurt å tenke gjennom, sier Malin Eriksen Birkelund og kommer med følgende tre råd til bedrifter som vil komme i gang med BI-verktøy:

1. Ta utgangspunkt i bedriftens strategiske mål. Hvordan ser utgangspunktet ut, hvilke variabler er gode styringsparametere, hvilke krav stilles til informasjon og oppdateringsfrekvens – og hvordan bør informasjonen tilgjengeliggjøres?
2. Kartlegg de organisatoriske behovene. Hvilke unike behov har bedriften din med tanke på arbeidsprosesser, oppetid, datamodenhet, teknologisk gjeld med mer?
3. Sørg for å ha riktig kompetanse involvert. Det er en kompleks og nøysom prosess å kartlegge og implementere en BI-løsning både i skyen og on-premise. Gode samarbeidspartnere er viktig!