Tilrettelegging på arbeidsplassen: Gjør kontoret til et godt sted å jobbe

Kjenner du deg igjen? Kontoret virker tomt og flertallet av de ansatte foretrekker å jobbe hjemmefra flere dager i uken. Mange har bygget opp et hjemmekontor som fungerer godt i hverdagen, og det er krevende å gjøre kontoret konkurransedyktig. Samtidig savner mange ansatte det sosiale samspillet vi tidligere hadde på kontoret.

For å tilby det de ansatte har behov for og ønsker seg trenger du informasjon om hvordan de jobber. Gjennom å kartlegge bruk og vaner, og ha en åpen dialog om ønsker, kan du ta gode og velbegrunnede valg for din virksomhet.

– Manglende informasjon, basert på tellinger eller sensorer, er hovedgrunnen til at mange bommer med beslutningene når de skal utruste kontorene på en ny måte, fastslår Anders Solstad, strategisk rådgiver for den digitale arbeidsplassen i Atea.

Han mener kampen mot hjemmekontoret langt ifra er tapt, men for å vinne frem er det viktig å fokusere på tilrettelegging av arbeidsplassen, og legge til rette for godt samarbeid på kontoret, blant annet ved å sikre at det tekniske utstyret er pålitelig og enkelt å bruke for alle.

– Kontoret er stedet der de ansatte møtes og kjenner på et større fellesskap. Dette er spesielt viktig for de yngre, for de trenger kompetanse- og kulturoverføring fra seniorene i virksomheten. Felles for dem alle er at de ønsker seg valgfrihet og fleksibilitet. Når vi snakker med ledelsen, HR eller kontorforvalterne i en virksomhet, er det dette de er opptatt av, sier han.

Les guiden vår: Den gode digitale arbeidsplassen.

Mange tilfeldigheter og mye synsing

Solstad er opptatt av velinformerte beslutninger og konstaterer blant annet at bruken av det fysiske møterommet er snudd på hodet: Før 2020 ble møterommene stort sett brukt til å møtes fysisk. I dag viser informasjonen Atea sitter på at det gjennomsnittlige møterommet i en virksomhet har 9,5 seter, mens kun 3,5 av setene blir brukt av møtedeltakere som deltar fysisk.

– Det er en tydelig mismatch mellom det fysiske rommet og det faktiske behovet, sier han.

Solstad mener mange virksomheter bygger for stort og tilfeldig basert på synsing, og mangler håndfast informasjon. Dermed bommer de på ansattes behov, som kanskje er flere mindre møterom eller fokusrom. Han peker på at mange vil velge hjemmebasen fremfor kontoret hvis virksomheten ikke tar de reelle behovene på alvor.

– I ytterste konsekvens vil ansatte slutte. Vi kommer nok aldri tilbake til slik det var før, for all endring som varer over 18 måneder er en varig endring, sier han.

Bruker Atea som eksempel

Mange virksomheter sitter allerede på kilder til data de ikke er klar over. Flere har aktivert sensorer, men bruker ikke denne informasjonen til å ta velinformerte beslutninger. Du kan forholdsvis enkelt skaffe deg oversikt over møterommenes utnyttelsesgrad, antall bookinger i ulike romtyper eller miljødata som temperatur og luftfuktighet, som ofte har en sammenheng med faktisk bruk.

– For de som ikke har data fra sensorer, er manuell kartlegging og telling et godt alternativ. Det trenger ikke ta mer enn et par uker. Ved å kartlegge oppmøte og bruk av eksempelvis kontorplasser, møterom og sosiale soner, har du informasjonen du trenger for å skape gode møteroms- og arbeidsplasskonsepter, sier Solstad.

Å tilrettelegge arbeidsplassen tilpasset ansattes behov, er en tverrfaglig øvelse som krever en helhetlig tilnærming. Både HR, kontorforvaltere og IT-avdelingen bør kobles på underveis. Atea bruker ofte seg selv som eksempel, når kunder skal i gang med å utvikle kontorene sine.

– Ved oppstart av et nytt prosjekt inviterer vi ofte kundene til oss for en gjennomgang av den reisen vi selv har vært gjennom, sier han.

– Organisatorisk ligner vi på ganske mange virksomheter i Norge og vi har målbare gevinster fra vår egen endring: Vi har rekordhøy score på medarbeidertilfredshet, rekordlavt sykefravær, høy utnyttelse av kontorfasilitetene og svært lav turnover, sier Solstad.

Trenger støtte fra ledelsen

En annen metode for å kartlegge ansattes behov, er å utvikle såkalte personas. På denne måten får du en bedre oversikt over de ulike mennesketypene, gruppene og avdelingene i virksomheten.

Her er det viktig å involvere de riktige menneskene, for å få et dypdykk inn i arbeidshverdagen til de ansatte. Hovedfokus er å sikre at alle behov er løftet opp tidlig i prosessen, slik at det kan utarbeides gode beskrivelser for alle arbeidsområder.

– Mange begynner med teknologien tidlig i prosessen, og risikerer dermed å bomme på de reelle ønskene og behovene, forteller Solstad.

Den vanskeligste delen av jobben er å få de riktige menneskene til å lytte til budskapet.

– Et kontorprosjekt trenger forankring i ledelsen og det er viktig at toppledelsen kommuniserer hvorfor dere gjør endringer og hva virksomheten ønsker å oppnå ved endringene. Alt det tekniske kommer senere, sier Solstad.

Han legger til at noe av det viktigste Atea har lært i arbeidet med egne og kunders kontorlokaler, er viktigheten av standardisering.

– Å tilpasse hver lille detalj kan gjøre ting for komplisert. Når vi gjør arbeidsplassene og møterommene våre mer enhetlige, blir de enklere å bruke og skaper en bedre dag på jobb for alle. I Atea har vi mer enn 600 møterom fordelt på 88 lokasjoner i Norden. Felles for alle møterom er et enhetlig brukergrensesnitt slik at alle kjenner seg igjen, uavhengig av kontor. Ansatte kommer raskere i gang med møter og arbeidsoppgaver – og ikke minst sparer vi kostnader ved å standardisere utstyr og integrasjoner, sier Solstad.