Teams-eksperten gir deg sine fem beste tips

En eksepsjonell utvikling

– Utviklingen har vært helt eksepsjonell. Både utstyret, den digitale modenheten i samfunnet og programvare som Microsoft Teams har på kort tid endret mye av måten vi jobber på, forteller en entusiastisk Åsne Holtklimpen, sjefskonsulent og ekspert på Teams i Atea Norge.

Hun ble for kort tid siden kåret til en av Norge 50 fremste kvinner i tech. Det var ODA-Nettverk, Nordens ledende nettverk for kvinner i tech, og Abelia, NHO-foreningen for kunnskaps- og teknologibedrifter, som sto bak kåringen.

Enormt behov for å lære mer

Holtklimpens spesialfelt er Microsoft-universet. Hun holder jevnlig kurs om blant annet Microsoft Teams, SharePoint og effektiv samhandling for virksomheter. Hun opplever at selv om virksomheter er godt i gang med å ta i bruk mulighetene som ligger i Teams, så er det fortsatt et enormt behov for å lære mer.

– Hvis du flytter inn i et nytt, fancy hus, så hjelper det lite om du ikke har vegger og planer om hvor alt skal, det blir et salig kaos. Det samme gjelder også for mange virksomheter som tar i bruk Microsoft Teams, når de ikke har tenkt godt nok igjennom hvordan man skal strukturere alt. Klassikeren er at man etablerer team og kanaler inne i Teams uten at informasjonen er produsert. Mitt råd er heller å starte med det dere har av innhold, prosjekter og team, så lager dere heller kanaler og team basert på dette i Teams, mener hun.

Deler tips og triks

Holtklimpen er ivrig etter å dele kunnskap. Hun legger ut små videosnutter eller forklaringer på hva funksjoner i Teams gjør, smarte tips eller nyttige ting som kommer.

– Jeg elsker å dele kunnskapen min med andre. Det gjør meg rett og slett glad når flere får en mer effektiv eller bedre arbeidshverdag, forteller hun.

Dette er Åsnes fem beste Teams-tips:

• Sikre deg effektive møter: Det er en rekke innstillinger for møter du kan endre på, for å sikre deg at møtene blir akkurat som du ønsker når du inviterer. Gi kun de som skal presentere mulighet til å gjøre dette, sett på kamera for alle, la mikrofon være av nå deltakerne kommer inn i møtet – da sikrer du at møtene ikke blir avbrutt hvis noen kommer inn sent.
  
  
• Dele PowerPoint i møter: Mange deler skjerm i stedet for å dele presentasjon. Hvis du deler skjerm, så dukker alt opp av varsler og annet som du helst ikke vil dele med de du sitter i møte med. Del heller presentasjonen med PowerPoint live, så er det kun selve PowerPointen som blir synlig. Og bonusen er at både møtedeltakerne og du selv får flere funksjoner når du skal presentere.
  
  
• Sette statusmelding i Teams: Det er samme prinsippet som når du setter inn auto-svar i e-posten din. Hvis du er borte en dag, på jobbreise eller en konferanse, så kan du sette en melding som viser til alle som tar kontakt med deg at du for eksempel ikke er tilgjengelig denne dagen. Dette gjør du enkelt med å klikke på profilen din i Teams, og sett status!
  
  
• Varslinger i Teams: Plinger det i ett kjør i Teams? Du bestemmer selv når du skal motta varslinger. Dette justerer du enkelt for chatter du har eller du kan skru av varsler for alt, hvis du vil det. Enkelt forklart, du skreddersyr dette etter egne behov. Hver chat og hver kanal kan ha egne innstillinger! Klikk på "… menyen" ved siden av aktuell chat eller kanal for å sette type varsler.
  
  
• Teams-rom: Gå fra tradisjonelle møterom og invester i digitalt utstyr som gjør hybride møter bedre og mer inkluderende for alle. De nye Microsoft Teams-rommene gjør det mulig å bli sett, hørt og inkludert, uavhengig av fra hvor du deltar i møtet. De inneholder møteromsløsninger med blant annet inkluderende video-oppsett, intelligente høyttalere, trådløs innholdsdeling og mye mer.