Slik tar du i bruk Copilot for Microsoft 365 på en effektiv måte

Mange virksomheter vil ha nytte av å starte med små avgrensede testgrupper, for å få erfaringer og se hva som skjer med data når du tar i bruk Copilot for M365. Disse testgruppene kan gjerne jobbe parallelt med at virksomheten går gjennom et anbefalt løp for å sikre kontroll på sine data.

Senior løsningsrådgiver Kristoffer Vordal i Atea brenner for endringsledelse og det å få de ansatte med på reisen, når nye digitale tjenester skal implementeres.

– Jo mer jeg blir kjent med Copilot for M365, desto mer ser jeg at det er viktig med en god plan for å lykkes med tjenesten. Å legge forholdene til rette for at ansatte lærer seg prompting og forstår hvordan spørringer skal bygges opp, er noe av det viktigste du som leder kan gjøre, sier han.

Vordal peker på noen enkle tiltak som vil bidra til forankring i virksomheten:

• Del erfaringer og suksesshistorier hyppig
• Etabler en ambassadørgruppe som skal gå foran og vise vei
• Skap gode møteplasser der de ansatte kan leke og lære

Viktig å involvere riktige roller

Vordal vektlegger at innføring av Copilot for M365 ikke skiller seg fra implementering av andre digitale tjenester.

– For å få maksimalt utbytte av Copilot for M365 i virksomheten må du få med deg så mange som mulig. Da handler det om god endringsledelse, for å endre kulturen for hvordan du og dine ansatte jobber, sier han.

I tidligfasen av et implementeringsløp for Copilot er det viktig at flere i ledelsen involverer seg. Virksomhetens personvernombud bør også trekkes inn, fordi data vil bli brukt og synliggjort på en helt annen måte enn tidligere.

For store virksomheter er det relativt mange roller som bør være med: systemarkitekter, IT-avdelingen, produkteier for Copilot, ressurs- og dataeiere – og gjerne en representant fra ambassadørgruppen.

– Atea har et rammeverk for brukeradopsjon, men fasitsvaret vil variere fra virksomhet til virksomhet. Det vi alltid understreker, er at forretningssiden må inn i prosjektet så tidlig som mulig, og eierskapet må ligge i forretningen, ikke hos IT. Vi anbefaler også at noen høyt oppe i ledelsen er prosjekteier. Copilot for M365 er en tjeneste der IT-avdelingen er tjenesteleverandør, men det er virksomheten som skal bruke det, sier Vordal.

Les vår guide til Copilot for M365.

Effektiviseringsgevinster i sikte

Oppsiden for virksomheter som tar i bruk Copilot for M365, er stor: Ansatte kan få en enklere og mer effektiv hverdag når Copilot tar seg av «den kjedelige» delen av jobben. Dermed kan den enkelte heller bruke tiden sin på å forbedre og kvalitetssikre informasjonen.

Kristoffer Vordal er selv en aktiv Copilot-bruker og forteller at mange av de repeterende oppgavene som tidligere stjal tid, nå er overtatt av KI-assistenten.

– Copilot gjør at jeg kan fokusere på de oppgavene som gir verdi i arbeidshverdagen. Når jeg starter arbeidsdagen, spør jeg for eksempel om jeg har noen ugjorte oppgaver. Copilot sjekker både e-posten og Teams-chatten min og gir raskt oversikt over hva jeg bør prioritere, forklarer han.

– Noe av det beste med Copilot er at jeg aldri jobber alene. Nå som jeg har en assistent tilgjengelig, bruker jeg den til å finne informasjon og svar, starte kreative prosesser, oppdatere meg på hva som har skjedd, eller til å planlegge arbeidsdagen. Copilot gjør meg rett og slett mer effektiv, sier han.