Slik legger du til rette for sikre og effektive hjemmekontor

Stadig flere av oss pålegges å ha hjemmekontor for å begrense koronasmitten. Det er et godt og effektivt tiltak som forhåpentligvis vil redde liv. Men når bedriftens ansatte sitter i hvert sitt hjem, kan det også by på utfordringer. Sikkerhet, samhandling, opplæring i nye digitale verktøy, sosiale relasjoner og disiplin kan være utfordrende for både bedriften og den enkelte arbeidstaker.  

Enkle, men tydelige grep, er løsningen skal vi tro Brynjar Skauvik, ekspert på Digital Workplace i Atea. Her er hans fem råd for hvordan it-avdelingen bør tilrettelegge slik at hjemmekontoret blir effektivt for alle parter.   

1. Sørg for gode samhandlingsverktøy  

Gode verktøy er avgjørende for digitalt samarbeid. Ansatte må kunne snakke med hverandre, dele dokumenter og filer, og avholde større møter med eksterne på en smidig og effektiv måte. Bare slik klarer bedriften å opprettholde så mye som mulig av normal drift. 

  – Utfordringen er at det ofte finnes et vell av digitale samhandlingsverktøy å velge mellom, og de ansatte har gjerne egne preferanser fra tidligere arbeidsgivere eller studier. Da er det viktig at bedriften har ett samkjørt system som benyttes av alle, er rådet fra Skauvik. 

Han understreker at, i tillegg til at samhandlingen må være effektiv, må den også være sikker. Det er IT-avdelingens ansvar at hjemmekontorløsningen gjør det enkelt å jobbe, samtidig som den ikke kompromitterer bedriftens integritet. 

• Microsoft Teams løser dette på en fin måte. Her kan du kontrollere hvem som skal ha tilgang til hva, sikre trygg VPN-tilgang og to-faktorautentisering for ansatte, samtidig som viktig data krypteres. Da vet vi også at alle har tilgang uavhengig av om de sitter på PC, Mac eller mobil, sier Skauvik.  

I tillegg kan Atea Anywhere være en god løsning. Denne gjør det enkelt å kommunisere og sette opp møter med andre plattformer.  

• Slik kan vi koble sammen ansatte på Teams, med kunder på Skype, Cisco eller på vanlig telefon. Det fungerer veldig fint, og er noe vi raskt kan få på plass for bedrifter som ser et økt behov for digitale møteplasser på tvers av eksisterende kanaler. 

2. Nettverk og maskinvare  

I tillegg til digitale verktøy, er det naturligvis viktig med riktig utstyr, og tilgang på nettverk med nok kapasitet. Ansatte vil trenge bærbare maskiner som er kraftige nok til å få jobben gjort hjemmefra.  

• Mange har dette allerede, men det er ikke sikkert at en laptop er nok. Mange glemmer verdien av et gode hodetelefoner med mikrofon. Digitale møter er helt avhengige av god lyd for å fungere. Husk at det er langt mer behagelig for den ansatte å jobbe over lengre tid med et hodetelefoner av høy kvalitet, enn det aller billigste, understreker Skauvik.  

3. Tydelige oppgaver, god oppfølging og fysiske forutsetninger 

For at den ansatte enkelt skal kunne prestere hjemme, er det viktig at alle har dedikerte arbeidsoppgaver og en god arbeidsplan. Regelmessig avsjekk og oppfølging gjør det enklere for den ansatte å arbeide disiplinert.  

• I tillegg er det motiverende med en definert liste med oppgaver som må løses. Da kan den ansatte planlegge dagen, og ikke minst legge inn rom for velfortjente pauser med god samvittighet underveis, sier Skauvik.  

I tillegg er det viktig at den enkelte har en fast plass for sitt hjemmekontor, i den grad det lar seg gjøre.  

• Man får gjort mye med laptop i sofaen, men det er liten tvil om at det er bedre, mer effektivt, og mer ergonomisk med en skikkelig pult, kontorstol, ekstern skjerm, mus og tastatur. Et dedikert hjemmekontor, selv om det bare er en krok i stuen eller på gjesterommet, har også en viktig motiverende funksjon for den ansatte. Da blir det mye enklere å skille mellom arbeid og fritid.  

4. God opplæring 

Akkurat nå flommer antakeligvis it-avdelinger over hele landet over av spørsmål fra ansatte. Hjemmekontor introduserer mange for ukjente digitale verktøy. For å unngå å bli nedringt, bør bedriften raskt sette opp enkle kurs.  

• Det finnes en rekke gode verktøy, for eksempel i Motimate. Der kan man finne ferdiglagde kurs, eller kurs som it-avdelingen kan bruke som utgangspunkt for sine egne. Vi anbefaler også at it-avdelingen raskt utarbeider enkle føringer som sikrer best mulig kommunikasjonsflyt, understreker Skauvik.  

5.Ta grep i dag 

Det er ingen tvil om at mange norske bedrifter står overfor en vanskelig situasjon, med mange utfordringer på flere kanter. I første omgang vil mange prioritere de mest kritiske arbeidsoppgavene, og it-løsninger bør være blant disse.  

• Ta grep allerede nå for å sikre at din bedrift har de beste forutsetningene og de beste digitale verktøyene for å prestere hjemmefra. Hvis ting begynner å flyte, er det mye vanskeligere å stramme inn etterpå. Tydelig strategi og tydelige arbeidsprosesser gjør det enklere for alle parter. Og kanskje vil vi når koronaen er over, se at vi faktisk har funnet frem til mer effektive måter å samhandle på som vi kan ta med inn i et normalt arbeidsliv igjen, sier Brynjar Skauvik. 
  
  I hovedsak vil det heller ikke bli problemer med å få tak i utstyret du trenger framover, beroliger Skauvik:

• Akkurat nå er det leveranseproblemer fra enkelte av PC produsentene, noe som vil vedvare en tid. Kina melder om at de vil nå 70-90 prosent kapasitet i april, det betyr at utfordringene ikke er veldig store over tid. Men, der det er kritisk finnes det gode løsninger for å ivareta både sikkerhet og produktivitet ved hjelp av løsninger fra leverandører som Citrix og VMware. Her kan man få full produktivitet selv om man kanskje har en PC som ikke er hypermoderne.