Proaktiv problemløsning gir bedre arbeidsflyt for dine ansatte

– Med ansatte som veksler mellom hjemmekontor og det tradisjonelle kontoret, er det viktigere enn noen gang å skape gode digitale opplevelser. Vi ønsker at IT-avdelingen skal få mulighet til å forbedre brukeropplevelsen, slik at de ansatte kan få gjort det de skal til enhver tid, sier Jarle Bakken, ansvarlig for løsningssalg i Lenovo i Norge.

Målet er å holde de ansatte produktive ved at nedetiden minimeres og arbeidsflyten er god, samtidig som IT-avdelingen har kontroll på maskinparken. Bakken forteller at PC-parken til mange virksomheter bærer preg av at de har kjøpt mye forskjellig på grunn av leveringsproblemene under pandemien.

– Det har gitt en økende interesse for Digital Experience Monitoring, såkalte DEM-verktøy. Med mye forskjellig utstyr som skal støttes, kostnadskutt og ofte innkjøpsstopp er gjengangeren at «support er veldig på hæla». IT-avdelingen oppfattes som reaktive på problemløsning og har problemer med å finne rot-årsak til feil, sier Bakken.

I tillegg synses det mye når de ansatte skal utstyres med nye arbeidsverktøy: Hva trenger du? Bør utstyret byttes? Hvordan bruker du maskinen og applikasjonene, og hvor mye kraft trenger du? Alt dette kan du nå få svar på, og du trenger ikke lenger basere deg på antagelser.

Les guiden vår: Den gode digitale arbeidsplassen.

Kunstig intelligens i praksis

Lenovo Device Intelligence (LDI+) skal hjelpe virksomheter med å håndtere den fleksible arbeidshverdagen og sikre at ansattes opplevelse er best mulig, uansett hva slags type PC du bruker.

– LDI er et KI-basert system som over tid lærer seg hvordan PC-ene i organisasjonen brukes og hvordan de oppfører seg og reagerer i et miljø. Dette er kunstig intelligens i praksis. Jo mer data og historikk systemet har, desto bedre kan det forutse mønstre og feil, sier Bakken.

Det gir IT-avdelingen oversikt over hendelser som kommer og hendelser som kan komme.

– LDI+ ser inn i fremtiden, slik at IT-avdelingen kan unngå at problemer oppstår. Løsningen ser etter mønstre og avvik, og lærer over tid. Den gir dermed anbefalinger til hvordan du kan fikse et mulig, fremtidig problem. Målet er at PC-parken skal kjøre best mulig med færrest mulig problemer – og minst mulig problemer for de ansatte, sier Bakken.

Han viser for eksempel til «blue screen»-hendelser. Som oftest vet du ikke hvorfor skjermen plutselig blir blå – og svært ofte får ikke IT-avdelingen vite om det, fordi ansatte restarter og går videre. Men hver hendelse medfører tap av tid, og skaper irritasjon. LDI+ kan i 85 prosent av tilfellene forutse blue screen-hendelser, og gir deg muligheten til å avverge disse.

Må rydde tid for å bli proaktiv

Men skal du ta i bruk LDI+ krever det endring, ifølge Bakken.

– Det krever at IT-avdelingen er påskrudd og bruker verktøyet aktivt. Du må ta tak i de hendelsene som verktøyet forteller er i ferd med å skje. Hvis en ansatt sier at «maskinen min gikk sakte på mandag», kan du gå tilbake i systemet og se hva som skjedde og hva som påvirket ytelsen. Og du kan gjøre noe med det.

LDI+ samler cirka 10.000 datapunkter i minuttet lokalt på maskinen, som fire ganger i døgnet sendes til systemet for analyse. Utviklingen vises og overvåkes på en konsoll som kan tilpasses ditt foretrukne brukergrensesnitt.

– For å kunne utnytte verktøyet må du rydde tid til å bli proaktiv, slik at du for eksempel kan bytte batteri på en maskin før det er ødelagt eller kjøpe mer minne dersom du ser at en PC kjører på peak hele tiden, sier Bakken.

Han fastslår at overgangsfasen fra en reaktiv til proaktiv hverdag tar tid.

– Verktøyet trenger tid til å lære og å gi de riktige varslene, og den historikken trenger du. Men med en skikkelig implementering, og en god prosjektplan og opplæring, vil du se en betydelig endring i mønsteret i løpet av seks måneder.

Mindre nedetid og mindre strøm

LDI+ har også et tilpasningsverktøy som gir informasjon om hva slags maskin den ansatte trenger neste gang vedkommende skal ha ny.

– Jeg tror mange virksomheter ofte velger en PC-park som er overkill sett i forhold til behovet. Jeg får «litt kjeft» internt når jeg sier det, men når du har innsikt i hva du faktisk trenger, kan det bety penger spart for virksomheten. Fordelen med å ta ned spesifikasjonene for de fleste, er at du kan frigjøre midler til å kjøpe bedre arbeidsverktøy til de som har ekstra behov, forteller Bakken.

Han trekker også frem effektivitet. Ifølge Gartner og IDC vil virksomheter som bruker DEM-verktøy halvere tiden som forsvinner på grunn av feil eller problemer med arbeidsverktøy. I dag anslås det at ansatte i gjennomsnitt bruker 100 minutter per måned på slike IT-problemer.

– Dette utgjør nesten en time i effektivitetsforbedring per ansatt. Anslaget til analyseselskapene er nok litt høyt, men bare å spare en halvtime per måned per ansatt, utgjør ganske mye, sier han.

Dessuten får du oversikt over PC-parken i et bærekraftperspektiv. Produsentene har god kontroll på fotavtrykket i produksjonen av PC-en, samt transporten av den. Men det er i dag mye antagelser om fotavtrykket i løpet av PC-ens levetid.

– Med LDI+ kan du ta ut en rapport som viser strømforbruk på PC-en, noe som gjør at du kan redusere strømforbruket. Ved å sette en ladeplan for alle virksomhetens PC-er, slik at de stopper på 80 prosent i stedet for å lade fullt hver gang, kan du oppnå mye. Dessuten ødelegger konstant lading batteriet, som er en av de vanligste feilkildene som skaper nedetid og frustrasjon i dag, sier Bakken.

– Men den virkelig store oppsiden ser vi først når vi regner på besparelser i tid for de ansatte. Virksomheten forventet å redusere nedetiden til ansatte med minst 15 minutter per måned. Omregnet til timelønn ble dette beregnet til å gi en besparelse på 1,5 millioner kroner i året, sier Jarle Bakken i Lenovo.