Hvordan redusere kommunikasjonsgapet mellom forretning og IT

Gapet mellom forretninger og IT er en utfordring det refereres til i ulike sammenhenger og fremheves ofte som hovedårsak til at betydelige IKT-investeringer ikke oppnår tilfredsstillende gevinstrealisering. Når utviklingen går stadig raskere og kravene til omstillingsevne øker, blir effektene enda tydeligere og svekkelsen av virksomhetens konkurranseevne mer omfattende.

Flere og flere virksomheter erkjenner nå at informasjonsteknologi ikke bare er en støttetjeneste, men også en mulig kilde til betydelige konkurransefortrinn og en premissgiver for strategi og forretningsmodeller. Den nylige konkurserklæringen av en av verdens største butikkjeder, Toys «R» Us er beskrivende for denne utfordringen: for å overleve må du forholde deg til en ny og digitalisert konkurransesituasjon. Du må tilby en reise kundene vil ha, og den er stort sett digital. Det er brutalt, men sannheten er at samhandlingen mellom forretninger og teknologi er avgjørende og viktigere enn noen sinne, også på det strategiske plan.

Manglende samhandling kan ha en rekke negative effekter, noen eksempler:

• IT-avdelingen prioriterer ikke prosjektene som gir høyest forretningsverdi fordi de ikke forstår virksomhetens strategi eller kundenes behov godt nok.
• Gevinstrealiseringen uteblir ettersom forretningssiden ikke forstår hvordan nye tekniske løsninger krever endrede arbeidsprosesser for å gi økt effektivitet.
• Forretningsmuligheter går tapt fordi strategien ikke fornyes i takt med de tekniske muligheter og utfordringer man står ovenfor.

I tillegg kommer tapene som er en direkte følge av at hele endringsprosessen blir ustrukturert og ineffektiv, krever unødvendig mye ressurser og skaper frustrasjon hos medarbeidere, kunder og partnere.

Som rådgiver ser jeg at mange organisasjoner ikke klarer å sikre bedre samhandling. Imidlertid er det en rekke verktøy man kan ta i bruk for å lykkes.

Her er seks tips for å posisjonere seg i en stadig mer digitalisert konkurransesituasjon:

1. Få teknologikompetanse inn i styrerommet. Den kanskje største utfordringen er at toppledelsen mangler teknologikompetanse. I den digitaliserte verden må denne kunnskapen og beslutningsmyndigheten sitte der strategi og forretningsmodell defineres. En metode for å sikre dette kan være å opprette nye roller: Chief Digital Officer eller Chief Information Officer og inkludere dem i virksomhetens lederteam.
2. Skill mellom operasjonell og strategisk IKT og sikre nødvendige ressurser og målrettede utvikling av kundeløsninger. Dette kan gjøres i ulike former, hovedsakelig drevet av organisasjonsendringer og kan blant annet også inkludere at man flytter IT-drift eller mindre kritiske IKT-funksjoner ut av virksomheten.
3. Reorganisér IT-avdelingen slik at den naturlig følger forretningens strategi og kjerneområder. Dette kan blant annet gjøres ved å benytte tjenesteorientert tilnærming, introdusere rammeverk som TOGAF eller bryte IKT-funksjonen ned i en avdeling per forretningsdivisjon.
4. Knytt IKT og forretningen sammen gjennom konkrete roller. Man kan for eksempel ansette en virksomhetsarkitekt eller opprette roller med hovedansvar for samhandling, som Business Technology Manager eller produkt- eller tjenesteeiere.
5. Benytt tverrfaglige team og konsentrer deg om kundebehov. Ved å introdusere for eksempel agile metodeverk som oppmuntrer til etablering av tverrfaglige team. Man kan da samle ressurser fra ulike forretningsområder og IT om felles utviklingsoppgaver fra programmering og testing til endringsledelse og til og med markedsføring av nye løsninger.
6. Hent kompetanse og inspirasjon utenfra. Ved å «leie inn» kompetanse – som CIO/CDO eller transformasjonsleder – kan man få tilgang til verdifull erfaring i en etableringsfase mens man bryter ned siloer og etablerer et bedre samspill mellom forretninger og IT.

Virksomheter som beholder avstanden mellom teknologi og forretninger utsetter seg selv for betydelig risiko enten ved at utviklingsprosjekter gjennomføres på sub-optimal måte eller at forretningsmodeller og strategi ikke oppdateres i takt med utviklingen. Nøkkelen blir å bygge forståelse for hvordan man sikrer god samhandling i praksis slik at man posisjonerer virksomheten godt i en konkurransesituasjon som i økende grad er drevet av digitalisering og høy endringstakt.

Morgendagens vinnere er de som ikke er redde for å flytte på seg, selv om de sitter godt.

God transformasjonsprosess!