Gi dine ansatte de digitale arbeidsverktøyene de trenger
Å velge riktig utstyr til hver enkelt ansatt er avgjørende for å få fornøyde medarbeidere. Tar du smarte valg når du kjøper inn, setter opp og støtter utstyret, sparer du også penger og bidrar til økt bærekraft og sikkerhet.
– Mange virksomheter vet ikke hva slags utstyr deres ansatte egentlig trenger, og opplever kanskje å ha mistet oversikten under pandemien da svært mange måtte rigge sine egne hjemmekontor. Det er lett å tenke at hvis du gir dine ansatte den nyeste telefonen og den råeste bærbare PC-en, så blir de fornøyde. Men du bør heller tenke at de ansatte skal ha det utstyret de trenger for å utføre sine oppgaver, sier Denis Akadimah, senior løsningsrådgiver i Atea.
For å velge riktig utstyr for rett person må du ha informasjon om hva de ansatte trenger og hvordan de bruker arbeidsverktøyene sine i dag. Atea bruker egne digitale verktøy for å analysere utstyret i en virksomhet, eksempelvis PC-er, mobiler og nettbrett. Informasjonen hjelper deg med å definere behov blant grupper av ansatte, og du kan eksempelvis forstå hva de på regnskap egentlig trenger.
Les guiden vår: Den gode digitale arbeidsplassen.
Ta informerte beslutninger om digitale verktøy
Prosessen starter med at en programvare blir installert på alle enheter tilknyttet virksomheten, inkludert hjemmekontorene. Programvaren bør samle data i minst tre måneder, før informasjonen kan bidra til å avgjøre om den ansatte eller brukergruppen trenger en enkel PC eller en mer avansert modell – eller noe helt annet.
– Senere kan endringer i bruk fanges opp av den samme programvaren, noe som for eksempel gir deg mulighet til å bytte utstyr mellom brukergrupper – for å forlenge levetiden til enheten. Tilgang til denne type informasjon er nøkkelen for å ta gode beslutninger, og blir spesielt viktige i et bærekraftperspektiv, forteller Akadimah.
Informasjonen kan for eksempel avsløre kilden til forsinkelser på hjemmekontoret: Om den ansatte klager på treg PC eller at Teams fryser, kan det være at feilen egentlig ligger i hjemmenettverket. Da er det både økonomi og bærekraft i å gjøre noe med nettverket, i stedet for å kjøpe en ny PC.
– Vi bruker denne informasjonen kontinuerlig for å forbedre arbeidsflyten og sørge for at dine ansatte får bedre arbeidsverktøy over tid. Hvis vi ser at en ansatt ofte tyr til kalkulator i stedet for Excel, kan det være et signal om at det er behov for opplæring. Den som samler inn mest mulig informasjon, kan også ta de beste avgjørelsene, fastslår Akadimah.
”Den som samler inn mest mulig informasjon, kan ta de beste avgjørelsene.”
Flere valgmuligheter gjør det krevende å ha kontroll
Vi jobber stadig mer fleksibelt, og det fører til at IT-avdelingen ikke lenger har samme kontroll som da alle var på kontoret.
– Nå som folk sitter mer hjemme, forsvinner ofte samhandlingen med IT-avdelingen. På samme tid har mange også fått en mye større fleksibilitet i valg av utstyr. Dette gir IT-avdelingen nye utfordringer og mer å holde seg oppdatert på. Mange IT-ansatte opplever at dette er en krevende spagat å stå i, sier Akadimah.
– IT-avdelingen kan ikke være oppdatert på alt. Men det kan vi. Vi ønsker å spille på lag med IT og gi gode råd om lisenser, utstyr, nettverk og så videre – som igjen gir gode opplevelser for dine ansatte, sier han.
En av de største utfordringene er å få alt utstyret til å spille sammen. Om de ansatte møter ulike skjermer og skjermoppsett avhengig av plass eller etasje, kan det skape frustrasjon. Det er også viktig at utstyret på hjemmekontoret spiller på lag. Ved å sette tydelige rammer for utstyret virksomheten skal velge, sørger du for å forenkle og gjøre møterom og arbeidsplasser mer intuitive å ta i bruk.
Les mer om portalen «Det frie valg» der ansatte kan velge og bestille utstyr innenfor virksomhetens definerte rammer.
Administrasjonsløsningen som gir en enklere hverdag
Å velge digitale arbeidsverktøy med omhu og sørge for at utstyret kan driftes og støttes sentralt, kan frigjøre mye tid for IT-avdelingen. Dette er tid som gir mye mer verdi om den brukes på for eksempel IT-sikkerhet og skyprosjekter.
– Flere virksomheter ser derfor nytten av å flytte en del av de tradisjonelle driftsoppgavene bort fra IT. Trenden fikk et løft i forbindelse med pandemien og den fortsetter, sier Akadimah.
Det å holde oversikt over innkjøpsavtaler for PC-er, mobiltelefoner og annet utstyr kan være krevende for mange virksomheter. Å oppnå en god pris på et gitt antall PC-er det første året, kan være en overkommelig oppgave – men det er ikke sikkert prisen er like god året etter. Dessuten er det viktig å ha fokus på fleksibiliteten for de ansatte, slik at de kan bestille det arbeidsverktøyet de er mest komfortabel med.
– En partner med en god administrasjonsløsning håndterer disse utfordringene for deg. Når en stor aktør som Atea innhenter priser, vet produsentene at de må være konkurransedyktige. Og når din virksomhets digitale arbeidsverktøy er administrert i en slik løsning, er ikke lenger merket på PC-en viktig. Det som er viktig er at utstyret er tilpasset den ansattes behov, og at den støtter virksomhetens regler for bruk, sikkerhet og administrasjon, sier Akadimah.
Enrollment Service er en skybasert tjeneste som hjelper deg med å administrere og sikre dine ansattes arbeidsverktøy. Ansatte kommer og går. Utstyr skal arves eller anskaffes. Behov endrer seg over tid. Utstyr blir ødelagt, mistet eller stjålet.
Med Enrollment Service får du en sikker og oversiktlig håndtering av arbeidsverktøyet i virksomheten din:
- Enheter: Lar deg administrere mobile enheter og datamaskiner sentralt. Dette omfatter alt fra smarttelefoner og nettbrett til bærbare og stasjonære datamaskiner.
- Applikasjoner: Gjør det mulig å kontrollere hvordan dine ansatte bruker og har tilgang til systemer og applikasjoner. Dette kan inkludere å installere, oppdatere og fjerne apper på enhetene, samt administrere tilgang til virksomhetsdata.
- Sikkerhet: Ved å bruke Atea Enrollment Service kan du sikre at alle enheter som har tilgang til virksomhetens nettverk og data, overholder alle sikkerhetskrav og regelverk. Dette inkluderer funksjoner som enhetslåsing, datakryptering og sletting av data på tapt eller stjålet utstyr.
- Fleksibilitet: Med Atea Enrollment Service kan du støtte fleksible arbeidsmodeller, inkludert hjemmekontor og BYOD (Bring Your Own Device), ved å sørge for at ansatte kan få trygg tilgang til virksomhetsressurser fra hvor som helst.
