Folk trives i digitale møter når de føler seg inkludert

Foto: Svein-Erik Knoff

– Jeg leder et team på 9 personer hvor nesten ingen sitter i samme by. Vi er alle godt vante med å jobbe i «åpent kontorlandskap» fra hjemmekontor. Derimot, for blant annet min kone som jobber som pedagog, ble hverdagen snudd opp ned plutselig og over natten. Hun opplevde en helt annen hverdag med mye frustrasjon og usikkerhet fordi skolen ikke var forberedt eller hadde utviklet en kultur som støttet bruk av digitale møter. Hun er helt utslitt etter et par møter på PC ‘en og forstår ikke hvordan jeg kan sitter 6,5 timer hver dag i videomøter. Kultur og riktig teknologi er helt avgjørende for å skape gode møter, sier Terje Olsen.

Riktig IT-utstyr bidrar til økt valgfrihet, bedre helse og større trivsel

– Gjennom hele pandemien har jeg lest mange innlegg og artikler i ulike media om hvor lite tilfredsstillende disse hjemmekontorene og digitale møtene er. Mange ønsket seg tilbake til kontoret og savnet etter kollegaer var stort. Noen eksperter uttaler seg, på sviktende grunnlag vil jeg påstå, at den hybride arbeidshverdagen er oppskrytt. Flere har uttalt at hybride møter ikke vil fungere og at alt vil returnere tilbake som det var før pandemien, nå som restriksjonene er lettet. Jeg har også savnet å ta en øl eller kaffe med en kollega, men jeg mener at når du først har opplevd hva gode IT-verktøy betyr for din arbeidshverdag går du aldri tilbake, sier han. 

Terje Olsen har selv jobbet hjemmefra i mange år, og er opptatt av at kvalitet er avgjørende for å lykkes i en hybrid hverdag. 

– Jeg har jobbet hjemmefra i Trondheim i snart 12 år og har alltid hatt som regel at «vi reiser da ikke til hovedkontoret i Oslo på møter uten at det er noe sosialt på agendaen». Det betegner jeg som bortkastet tid og penger både for meg og bedriften. Jeg er glad for at stadig flere ledere ser at investering i kvalitet er en god investering i bedriftens produktivitet og innovasjonsevne, men ikke minst også i medarbeideres valgfrihet, helse og trivsel.

Foto: Svein-Erik Knoff

Lyd og bilde er vesentlig for sanseinntrykkene våre

– Hjernen vår forsøker å få med seg alt som sies når vi møtes og når vi snakker med andre mennesker, ikke minst gjennom kroppsspråket og det ikke-verbale i en samtale. Vi ønsker derfor å se menneskene vi er i møte med. Vi faller fort ut dersom vi ikke ser eller hører skikkelig. Det at mange slår av kamera er en stor utfordring for kommunikasjonen og effektiviteten i møtene. Man bør oppmuntre alle til å ha kamera på. Multitasking er det ingen av oss som behersker, hverken kvinner eller menn, sier Terje.

– Vi stresser hjernen i videomøter som har dårlig kvalitet. Når lyden hakker, vi får ekko eller feedback, når bildet fryser, når man ikke ser alle som er med fordi man kun ser den siste som snakket eller ser alt for mange samtidig. Det er ikke bare slitsomt, men samtalen og møtet flyter dårligere, og risikoen for misforståelser og irritasjon øker. Dette bidrar til at vi får det som nå kalles fatigue. Vi blir utmattet.

– Det er dette våre ingeniører på Lysaker jobber med hver eneste dag - med å utvikle optimale løsninger for video, samhandling og hybride møter som ikke skaper utmattelse.

Involver HR og verneombud i beslutningen for tilpassede løsninger

– Vi jobber nå med mange private og offentlige virksomheter som erkjenner at de ofte har tatt for lett på beslutningen av valgt teknologi og løsninger, spesielt etter at krisen inntraff i mars 2020. I Norge følger vi ofte «strømmen». Vi ser ofte på hva andre gjør. Mange har trodd at en PC, nye hodetelefoner og et kamera er nok til å kunne sende de ansatte hjem. Møterommet hjemme utstyres gjerne med et webkamera som man plugger i PC ‘en med et par-tre kabler. Dessverre viser det seg at dette ikke er suksessoppskriften på hybride møter. I slike tilfeller ser vi ofte at de ansatte ønsker seg raskt tilbake til rushtrafikk, flyreiser og samtalen rundt kaffemaskinen, sier Terje.

– HR, eiendom og verneombud bør bli inkludert i beslutningen rundt hvilke løsninger som passer bedriften best istedenfor å kun benytte innleide konsulenter og IT-avdelingen alene. På denne måten hadde vi sett mer tilpassede løsninger som passer bedriftens kjernevirksomhet, kultur og arbeidsprosesser bedre. Man hadde samtidig fått mer fornøyde medarbeidere som kunne jobbe fra hvor de måtte ønske og samtidig føle seg inkludert og sett.