Det moderne møterommet skal være enkelt å bruke

– Over 80 prosent av møtene som avholdes i dag har minst én virtuell deltaker. Derfor har pålitelig møteromsteknologi blitt virksomhetskritisk, fastslår Jan Gisle Ytterdal, salgsansvarlig for møteromstjenester i Atea.

I dag er det like vanlig å delta i møter over videosamtale som det er å delta i egen person. Ateas “Møterom som en tjeneste” er utviklet for å svare på dette nye behovet, hvor teknologien spiller en viktigere rolle enn tidligere.

– Virksomheter er blitt vant til å kjøpe teknologi som en tjeneste. Dette ser vi for eksempel mye av på mobiltelefoner og serverdrift. På samme måte leverer vi nå en tryggere driftssituasjon for møterommene, der vi har verktøy for å holde oversikt over utstyret og kan derfor raskt oppdage og fikse feil, sier han.

Selve tjenesten dekker alt det du ikke ser i et møterom, men som du er avhengig av at fungerer. Det handler om teknologien som får det fysiske utstyret, som skjermer, høyttalere, mikrofoner og ansattes PC-er, til å fungere sammen. Teknologien i møterommet blir oppgradert på jevnlig basis, for å sikre at brukervennlighet og sikkerhet opprettholdes over tid.

Moderne møteromsløsninger gir deg oversikt og kontroll

Å tilby serviceavtaler på møteromsløsninger er ikke noe nytt, men ved å tilby møterom som en tjeneste løftes nivået flere hakk. Gode analyser og rapportering om faktisk bruk og feilsituasjoner, løpende oppdatering og oppgradering, samt overvåkning og feilretting gir store fordeler for virksomhetene som tar tjenesten i bruk.

– For denne tjenesten har vi standardisert på Cisco, som har en unik teknologi på området. Om en kunde trenger hjelp, kan vi logge oss inn i kundens system og foreta en fjernretting – eller sende ut en tekniker som kan rette feilen så raskt som mulig. På den måten sikrer vi høy oppetid, sier Ytterdal.

– Analyse og gode rapporter har også blitt stadig viktigere. Tidligere har investeringer i ny møteromsteknologi ofte vært basert på «fingeren i været»-metoden. Nå kan vi levere informasjon om hvor mye møterommene faktisk brukes – og hvordan de brukes, sier Ytterdal og trekker frem et eksempel:

Hvis et stort møterom med plass til 13 personer kun har to fysiske deltakere i snitt, er ikke det en god løsning. Da kan du for eksempel velge å dele rommet – og få to mer effektive møterom.

– Slik informasjon får du gjennom “Møterom som en tjeneste”, som igjen er med på å utnytte virksomhetens investeringer på en bedre måte, fastslår Ytterdal.

Les guiden vår: Den gode digitale arbeidsplassen.

Gjenbruker gjerne eksisterende utstyr

Informasjon er en viktig faktor når møterommet skal designes. Verdien av å oppgradere møterommene, for eksempel ved at flere møter kan avholdes og at det blir mindre plunder og heft, kan måles i kroner og ører.

– Våre løsningsrådgivere bruker erfaringsdata fra andre tilsvarende virksomheter eller spesifikke bransjer. Så du starter aldri prosessen med helt blanke ark. Har du allerede en løsning som gir deg informasjon, vil innsikten gjøre deg i stand til å ta gode beslutninger, sier han.

“Møterom som en tjeneste” omfatter ikke selve maskinvaren, som skjermer, høyttalere og mikrofoner, men Ateas løsningsrådgivere hjelper deg gjerne med å sette sammen utstyret du trenger for å møte ansattes behov.

– I et møteromsprosjekt tar vi hensyn til det utstyret du allerede har, og vektlegger å gjenbruke dette så langt som mulig. På den måten ivaretar vi din eksisterende investering, og legger verdi på toppen av denne, sier Ytterdal.

I bunn og grunn koker det ned til at møterommene skal være enkle å ta i bruk, og de skal være tilgjengelige til enhver tid.

– Et møterom som ikke fungerer – og de er det mange av – er et møterom uten verdi. Med “Møterom som en tjeneste” får du hjelp til å standardisere og modernisere møterommene dine, og gjøre det enkelt for de ansatte å ta møterommene i bruk. Dette gir effektive møter og høy oppetid, sier Ytterdal.