Slik lykkes du med den hybride arbeidshverdagen

Pandemien har de siste årene vist hundretusener av nordmenn et mer fleksibelt arbeidsliv. Samtidig har dette gitt en stor utfordring for mange virksomheter, som må oppgradere både samhandlingsløsninger og møterom for å møte framtidens behov.

– De aller fleste virksomheter tar nå utgangspunktet i at møtedeltakerne både er fysisk og digitalt til stede i det samme møtet. Denne endringen setter helt andre krav til både møtedeltakerne og utstyret de bruker, forteller Solstad.

Fleksibilitet har blitt standard

Mange ønsker å fortsette med en blanding av hjemmekontor og det å være på det fysiske kontoret - også etter at pandemien er over. En undersøkelse bestilt av Arbeids- og sosialdepartementet, viser at rundt halvparten har lyst til å jobbe hjemmefra minst to dager i uken.

– Jeg er jevnlig i kontakt med virksomheter som opplever at behovene til de ansatte har endret seg. Nå handler det om å tilpasse det digitale utstyret til en arbeidshverdag som kan være at du jobber fra kontoret på mandag og tirsdag, mens du resten av uken har oppgaver som krever mer konsentrasjon og alene-jobbing. Det som mange opplever som vanskelig, er at de ikke helt vet hvordan framtidens arbeidsplass bør utformes, sier Solstad.

Ulike plattformer kan skape frustrasjon

Microsoft Teams, Cisco Webex, Google, Zoom og Pexip er noen av de digitale samhandlings- og møteromsløsningene som brukes. Det er ofte i møter med andre som ikke jobber i den samme virksomheten, at utfordringene kan oppstå. Hvordan snakker man sammen i et hybrid møte når alle kobler seg på via ulike plattformer?

– Vi har løsninger som gjør at man kan snakke sammen på tvers av plattformer fra ett møterom. For oss handler det om å gjøre det enkelt for brukerne. Den digitale hverdagen må bestå av minst mulig friksjon, hvis ikke slutter brukerne å bruke det. Derfor skreddersyr vi alltid, fordi alle virksomheter jeg snakker med har litt ulike behov, forteller han.

Må holde menneskene i fokus

Det at medarbeiderne nå stiller andre krav, kan føre til at virksomheter som ikke henger med i timen enten mister ansatte eller ikke klarer å rekruttere nye.

– Dette handler i bunn og grunn om å holde menneskene i fokus og støtte fleksibilitet. Et godt eksempel er hybride møter, der man må likestille møtedeltakere som deltar digitalt og de som er på plass fysisk. Noen viktige spørsmål man som arbeidsgiver bør spørre seg er: Om skjermene på møterommet er store nok til at de som deltar digitalt blir synlig til stede, og er det mikrofoner og kamera i møterommet og på hjemmekontoret som fanger det som skjer og det som sies, spør Solstad.

Men han mener at teknikken bare er en del av dette. Kompetanse og kultur til å lede denne typen møter blir også svært viktig framover.
– Halve jobben er å legge til rette for de hybride møteplassene. Disse må også ledes på en måte som involverer både de som er fysisk til stede og de som er med på skjerm.

IT-sikkerhet må integreres

De siste årene har vært preget av et skjerpet digitalt risikobilde. I både 2020 og 2021 har Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) opplevd et taktskifte innenfor digital risiko, skriver de i rapporten «Nasjonalt digital risikobilde». Bare i 2020 var det tre ganger så mange alvorlige hendelser sammenlignet med 2019.

– Det er et helt annet fokus på IT-sikkerhet nå enn det har vært tidligere. Skal en arbeidshverdag der ansatte både er hjemme og på kontoret fungere, så stiller det andre krav til sikkerhet og opplæring. Vi i Atea mener IT-sikkerhet skal være innebygget i alle løsninger vi leverer. Det er helt avgjørende for å holde de IT-kriminelle på en armlengdes avstand, sier Solstad.