Kongsbergregionen IKT og Kongsberg kommune bruker Workspace ONE

Kongsbergregionen IKT (K-IKT) og Kongsberg kommune jobber for at ansatte i kommunene skal ha en god IKT-hverdag. De har vært kunde av Atea i mange år gjennom rammeavtaler, og startet med Workspace ONE (den gangen kalt AirWatch) i 2015. Alle ansatte som har en kommunal telefon eller mobil enhet bruker løsningen. Per i dag er det ca 12 200 ansatte og elever, i 9 kommuner, som benytter løsningen, hvorav ca 30 jobber på K-IKT.

Marianne Broz Åsheim er rådgiver i velferdsteknologi og geriatrisk sykepleier for samordnede tjenester hjemmeboende i Kongsberg kommune. Hege Bogstrand Aasland er avdelingsleder for Kundeservice i K-IKT. Workspace ONE har direkte bidratt til at deres arbeidshverdag har blitt enklere og mer effektiv.

– Før vi tok i bruk Workspace ONE var det mye manuell jobb med oppsett av enhetene og installering av apper og profiler. Det var mye logistikk og enhetene måtte inn til K-IKT for oppsett og utlevering til brukere. Løsningen gjør at innholdet på mobilen alltid vil være korrekt og oppdatert, på en sikker måte, sier Hege.

Fra venstre: Hege Bogstrand Aasland og Marianne Broz Åsheim

Hvordan var arbeidshverdagen før dere tok i bruk Workspace ONE?

– Vi var allerede digitale og mobilen/nettbrettet ble brukt ute hos bruker for å slå opp og skrive inn nyttig informasjon i vårt elektroniske pasientjournalsystem (EPJ). Vi kunne imidlertid kun bruke EPJ appen, vi fikk ikke brukt for eksempel Google Maps, e-post eller andre oppslagsverk på internett, så bruksområdet var noe begrenset. Hvis noe skjedde med appen eller mobilen/nettbrettet måtte vi fysisk inn til kontoret eller til IT-avdelingen for å få hjelp, noe som var veldig tidkrevende og ubeleilig, sier Marianne.

Hvilke utfordringer i arbeidshverdagen har blitt løst?

– Vi kan bruke mobilen/nettbrettet til alle appene vi savnet tidligere. Dette gir oss tilgang til prosedyrer, veiledninger og annen informasjon i samtale med bruker og/eller pårørende. Vi får også tilgang til nettsider som forenkler det å demonstrere og videreformidle informasjon til bruker og/eller pårørende.

Helt konkret kan det være å benytte snarvei til Responssenteret (alarmsentralen i Kongsberg-regionen), som har videoer og veiledninger om teknologiske hjelpemidler for å vise ute hos bruker. Eller å søke opp hjelpemidler i hjelpemiddeldatabasen for å demonstrere. I tillegg trenger vi ikke dra noe sted hvis noe skjer med mobilen/nettbrettet eller appen. Nå ringer vi bare til IT og så kan de hjelpe oss der vi er. Vi kan også bruke appen i områder uten mobildekning hvis det er Wifi tilgjengelig, forteller Marianne.

Vi har Nordens største fagmiljø på VMware – se hvordan vi kan bistå din bedrift

Hvordan har Workspace ONE påvirket arbeidshverdagen?

– Arbeidshverdagen med mobilen/nettbrettet er nå så enkel som den bør være, og som vi er vant til privat. Løsningen har svært høy oppetid og skulle det skje noe så får vi rask hjelp. Dette gjør oss veldig effektive i vår digitale arbeidshverdag. Det absolutt beste med dette er jo at vi kan bruke tiden på brukerne og/eller pårørende og de som trenger oss i hverdagen, sier Marianne.

Fra et IT-perspektiv benyttes Workspace ONE i all hovedsak til administrering av mobiltelefoner og nettbrett. Løsningen gir de ansattes digitale enheter profiler slik at WiFi, e-post osv fungerer og er så og si ferdig satt opp. Løsningen gir tilgang til applikasjoner som de ansatte trenger.

– Workspace ONE oppleves som trygt og gir sikker leveranse og bruk av applikasjoner. Enkeltpersoner kan for eksempel ikke endre oppsett og apper på telefonene. I tillegg kan K-IKT publisere samme apper og snarveier ut til alle telefonene på forespørsel. I og med at jeg jobber med velferdsteknologi har jeg stadig forespørsler til K-IKT om snarveier og apper som er ønsket inn på telefonene. Dette kan de raskt løse via Workspace ONE, sier Marianne.

Bedre tid til å hjelpe brukerne

– Fra et administrasjonsperspektiv har Workspace ONE gjort det enkelt for oss å styre alle typer enheter fra ett eneste system. Enkle ting som for eksempel fjerning av kode eller dytte ut en ny profil om noe i infrastrukturen skulle endre seg kan styres fra løsningen. En annen viktig funksjon for oss som drifter flere forskjellige kommuner er det som kalles «multi-tenancy». I korte trekk vil det si at vi kan skille kommuner og virksomheter fra hverandre, selv om samme system benyttes. Alt dette totalt sett gjør at vi får bedre tid til å hjelpe brukerne og oppsett av enheter kan gjøres enkelt av brukeren selv.

– Vi får også kortere leveringstid, fra bestilling til bruk, ved at enheter ble levert direkte fra leverandør med ferdig konfigurert med profil fra Workspace ONE. Dette fører til bedre sikkerhet og kontroll på enhetene, sier Hege.

– K-IKT har opparbeidet seg mye erfaring og god kompetanse på Workspace ONE gjennom å ha brukt løsningen i mange år. Atea har bistått som rådgivere fra første stund og har alltid gitt oss den hjelpen vi har hatt behov for, uansett om det er teknisk eller merkantilt. I tillegg har Atea fremstått som et profesjonelt bindeledd mellom oss og produsenten VMware, fortsetter Hege.

– Og vi som brukere behøver ikke ha inngående kjennskap til løsningen, men vi er imidlertid helt avhengige av at andre har det, og at de kontinuerlig jobber med å videreutvikle systemene slik at hverdagen blir enklest og mulighetene best mulig utnyttet for alle parter, avslutter Marianne.