Byggefirmaet Jadarhus leker med Office 365

En vanlig utfordring i byggebransjen er at dokumentasjon og tegninger ikke alltid er der når du trenger dem. På 70-tallet var det vanlig at budbiler kom med tegninger ut på byggeplassene. Nesten 50 år senere er det fortsatt noen som gjør dette. Og enda mer vanlig er det at en oppdager avvik, men at det går for tregt å få dem meldt inn i systemene – om de meldes inn i det hele tatt. Dokumenthåndtering er en av årsakene til at byggeprosjekter sakker farten og begynner å koste for mye.

Dette løser Jadarhus og Atea med å flytte systemene ut i skyen og gjør dem tilgjengelig direkte fra stillas og brakke. Nå kan blant annet tømrere melde fortløpende om avvik på mobilen.

Behov for modernisering krever overgang til sky

Jadarhus er en av Stavanger-regionens største utbyggere, med 160 ansatte som beveger seg fra prosjekt til prosjekt. Å drifte IT effektivt i en slik organisasjon er nesten umulig uten fleksibiliteten en får ved å la dokumenthåndteringen skje via skyen.

Det koster rett og slett for mye penger å dele dokumenter mellom kontor, byggeplass og diverse leverandører på gamlemåten. Ikke bare tar det tid, men en risikerer at kritisk informasjon om for eksempel avvik ikke kommer frem før det har påløpt kostnader som i utgangspunktet kunne vært unngått. Arkitekten kan ha flyttet en dør, eller et vindu kan ha blitt mindre enn det skulle.

Økonomi- og IT-sjef i Jadarhus, Frode Michaelsen, var også skammelig klar over at det gamle kottet han drev serverne fra sto og harket med gammel programvare og teknologi som var umulig å oppgradere. Risikoen for sammenbrudd var stor, og han kunne enten investere en haug av penger på å fornye og utvide både lokaler og teknologi – eller finne noen som kunne drifte det for han. Han valgte det siste.

Fleksibel løsning fra Atea og Microsoft

For å kunne flytte systemene ut i skyen etablerte Atea og Jadarhus en Azure plattform. Kort fortalt er Azure Microsofts skyløsning for utvikling av avanserte IT-løsninger. Med denne på plass kan en ta i bruk Microsofts flaggskipløsning – Office 365, med tilgang til Word, Excel, Outlook og en haug av andre programmer via internett. Samtidig kan en også rulle ut egenutviklede applikasjoner på en mye raskere måte.

Viktigst for Jadarhus er tilgangen til SharePoint, som gjør det mulig for dem å dele og ha sikker tilgang på dokumenter fra hvor som helst. De slipper å skyte eposter på hverandre og ende opp med ulike versjoner av samme dokument.

SharePoint eliminerer også behovet for eget serverrom. Det som før lå på serveren i kottet, ligger nå i et av Microsoft eller Ateas helproffe datasentre, hvor backup og sikkerhet til enhver tid er oppdatert etter gjeldende standard. Ved å fjerne de kjedelige driftsoppgavene og bekymringene over gammelt utstyr forsvinner ikke bare noen tonn fra skuldrene på IT-sjefen, det gjør også at han kan se mer fremover og utvikle ting som bedriften faktisk har bruk for.

Jadarhus og Atea har laget applikasjoner basert på standardverktøy i Office 365 som forenkler det operasjonelle vesentlig. For eksempel kan en tømrer bruke telefonen sin for å fortløpende melde avvik ved å ta et bilde og fylle ut informasjon der og da. Dette blir så direkte oppdatert i Jadarhus sin prosjektportal, og dermed har også prosjektleder til enhver tid oversikt over fremdrift.

Hvordan holde løsningen kontinuerlig oppdatert

Med endringstakten både IT- og byggebransjen har, var det viktig for Jadarhus at den nye plattformen ble bygget i skyen, har åpne standarder og ikke er basert på skreddersøm hvor en applikasjon bare håndtere ett område eller utfordring.

Denne tilnærmingen gjør at alle nye ting som skjer i Office 365 til enhver tid er kompatibelt med løsningen til Jadarhus. Før hadde man egne «motorer» som styrte håndtering av SharePoint-applikasjoner, men da var det fare for å miste ny funksjonalitet som kom i nyere versjoner. Nå har vi byttet til en ny motor der hovedkjernen er oppdatert av Microsoft. På denne måten er Jadarhus teknologisk langt fremme til enhver tid og kan lansere ny funksjonalitet med minimal bruk av konsulenttimer.

Enklere administrasjon av IT-utstyr

En annen del av prosjektet gikk ut på å få ned kostnadene og tidsbruken på administrasjon av ulike enheter. Gjennom tjenesten DaaS (Device As a Service), som håndterer sluttbrukerutstyr automatisk, tar nå Atea seg av all administrasjon, og Jadarhus har til enhver tid det nødvendige utstyret tilgjengelig. Alltid oppdatert og uten at IT-sjefen må bruke tid på programvarepakker, lisenser og resirkulering.

– Det viktigste for oss er å bygge energieffektive hus av høy kvalitet. Med DaaS er vi veldig utstyrsuavhengige, fordi maskinene oppdateres kontinuerlig med lisenser og programvare. Atea sørger for at de fungerer i nettverket og ut mot både kontorene og byggeplassen. Tidligere brukte jeg også mye tid hver dag på ren IT-support, men nå som dette er flyttet til Atea har jeg allerede fått frigitt mye tid, sier Michaelsen.