For Elopak er det gull verdt å ha sin egen ekspert på lisenser.
Norske Elopak har siden oppstarten i 1957 bygget seg opp til å bli en global spesialist på produksjon av emballasjekartong for flytende drikker som melk, saft og juice. Selskapet har datasentre og IT-miljø over hele verden, og totalt jobber det rundt 70 spesialister i IT-avdelingen. Disse støtter alle avdelingskontorene, og de syv produksjonsfabrikkene.
Bartosz Koziello jobber ved Elopaks avdeling i Polen, der han blant annet har lisensansvar for de globale applikasjonene som Adobe, Microsoft og VMware.
Han startet i selskapet i 2017, og etter ett og et halvt år tok han over ansvaret for å forvalte selskapets programvarelisenser. Dette er en oppgave som tar inntil 25 prosent av arbeidstiden, resten brukes til hendelseshåndtering, i tillegg til at han er en del av cybersikkerhetsteamet.
Ingen problemer ved lisensrevisjoner
– Vi bruker store beløp hvert år på programvarelisenser. Det er mitt ansvar å sikre at vi har oversikt, og at vi gjør de beste avtalene når lisenser skal fornyes eller oppgraderes, sier han.
Behovet for denne spesialistrollen ble tydelig da han tok ansvaret for lisensene.
– Det var viktig å bruke litt tid på å få oversikt og kontroll. Jeg fant en del uregelmessigheter og fikk ryddet opp. Min jobb er å sikre at vi unngår negative overraskelser og at vi har de beste betingelsene på lisensinnkjøp.
Denne kontrollen har vist seg å være god fordi revisjoner fra lisensprodusentene senere har avdekket null uregelmessigheter.
– Ved særlig én revisjon kunne det blitt veldig dyrt om jeg ikke hadde kunne legge frem den totale oversikten vår. Det var noen misforståelser der som vi enkelt ryddet opp i, sier Koziello.
Alle lisenser legges inn i en spesialisert SAM-programvare. I første omgang kom de store, globale applikasjonene på plass. Nå jobbes det med å legge inn lisensene som kjøpes lokalt på de ulike lokasjonene. Senere er planen å bruke samme løsning for å sikre kontroll på skytjenester.
Verdifull lisensrådgivning
Koziello jobber sammen med innkjøpsavdelingen hver gang det skal gjøres større endringer eller kjøpes inn nye lisenser. Han har kontakten ut mot markedet for å hente inn fakta, informasjon og tilbud. Innkjøpsavdelingen håndterer forhandlingene.
Selskapet jobber med to globale forhandlere for innkjøp av programvare. Atea håndterer Microsoft on-prem-miljøet, samt lisenser til Adobe og VMware.
– Det er en stor fordel å ha en stor aktør som Atea i ryggen. De hjelper oss med fakta og kunnskap som gir bedre beslutninger, og de er flinke til å utfordre produsentene på våre vegne, sier han.
Koziello skryter av samarbeidsformen der han har en rådgiver i Atea som snakker polsk. Denne kontaktpersonen beskrives som proaktiv og flink til å komme med konstruktive forslag.
– Jeg får raskt svar på de spørsmålene jeg har. Atea er også flinke til å være proaktive, med spennende, nye muligheter som de mener vi burde vurdere. Om min kontakt ikke har alle svarene, er han flink til å trekke inn andre fagspesialister i Atea, eller fra produsentene. Samarbeidet sparer meg for verdifull tid, og Elopak får mer igjen for investeringene i lisenser, sier han.
Halverte lisenskostnaden på VMware
Han bruker også Atea til å gjøre revisjoner internt, slik at det kan avdekkes om det er muligheter til å gjøre smartere innkjøp. Noen ganger ender det i en viktig bekreftelse på at ting er i henhold. Andre ganger gir det viktige anbefalinger.
Dette var særlig tilfelle da selskapet i 2023 konverterte sine gamle VMware-lisenser til den nye leiemodellen. Bakgrunnen var en fornying i produksjonsstøtten og innhenting av tilbud på hva dette ville koste.
– VMware er kritisk for oss. Vi kjører alle våre produksjonsmiljø på virtuelle servere. Dette er derfor ett av de viktigste innkjøpene vi gjør innen IT, sier han.
En ren fornying av de gamle lisensene ville være dobbelt så dyrt som å gå over til leie av lisenser. I tillegg kom fordelen med å enklere kunne styre administrasjon av miljøene fra flere steder.
– På hver fabrikk har vi et lokalt team som styrer IT-miljøet. Om de er nedlesset i andre oppgaver eller har sykefravær, kan vi ta over administrasjonen av serverne sentralt, eller fra en annen fabrikk.
Koziello fremhever at det var god rådgivning fra Atea som førte til denne besparelsen.
– Vi sparte 50 prosent sammenlignet med å oppgradere lisensene vi hadde. I tillegg blir vi langt mer fleksible og møter bedre behovene i forretningen. Vi kan legge til og fjerne lisenser ved behov og skalere opp når vi kjører prosjekter der vi behøver mer datakraft eller egne testmiljø, sier han.