Tre enkle trinn for å utstyre hybridmøterommet

Det største aktivumet i ethvert selskap er selskapets arbeidsstyrke. De ansatte samarbeider for å få bedriften fremover. Hvilket sted er vel bedre for samarbeidet enn et møterom? Nå som både eksterne og interne ansatte er med i samtalen, vil møtene se annerledes ut. Det bør også møtelokalene gjøre. Med bare tre enkle trinn kan du opprette et smart økosystem for rommene, som gjør alle møterom om til hybridmøterom.

Vi har blitt hybride og blander fysisk med virtuell, internt med eksternt. For å oppmuntre til produktivitet i hybridkontorer og fokusere på å holde arbeidsstyrken engasjert, må bedriftene omdefinere sine digitale løsninger og fysiske arbeidsområder. Hvilken effekt har hybridløsninger på de fysiske møterommenes rolle og hva er det viktigste som trengs for å utforme et perfekt og fremtidssikkert økosystem for hybridmøterom? 

Vil eksterne møter endre møterommets rolle?

Selvsagt! Bare i 2020 har vi doblet mengden videomøter. Nedstenging førte til at selskapene endret arbeidskulturen over natten og investerte i teknologi for hjemmekontorer og WFH (Working From Home)-politikk. Dette betyr imidlertid ikke nødvendigvis at dette antallet «fjern»-møter fortsatt vil øke.

Møterommet er ikke dødt, men gjør et comeback. De ansatte er lei av det virtuelle og ønsker engasjement og sosial samhandling i jobben. Kontoret er stedet der de finner dette, spesielt når det gjelder møter. En av to ansatte tar en tur til kontoret når de må arrangere et møte, og de forventer at 81 % av alle møter vil være hybride eller ansikt til ansikt i fremtiden.

Det å tilrettelegge for et hybridmøterom der de ansatte kommer sammen uansett hvor de er, hjemme eller på kontoret, vil være avgjørende for at virksomheten og kontinuiteten skal lykkes. 

Teknologi i hjertet av et sømløst hybridsamarbeid

Riktig teknologi er et must for å muliggjøre effektive hybridmøter hvor eksterne arbeidere og ansatte på kontoret er tilkoblet uten problemer. Videokonferanseteknologi bør være din viktigste og første prioritet for investeringer. Det kan imidlertid være en utfordring å få ulike teknologier til å fungere sømløst sammen. 57 % av de ansatte har problemer med å koble til skjermen, og bare 26 % synes det er enkelt å koble til kameraer og høyttalere.

Derfor er det viktig å forvandle eksisterende områder til et velbalansert økosystem for møterom. Et økosystem for møterom består i hovedsak av teknologien, maskinvaren og programvaren som trengs for å skape et produktivt og engasjerende videosamarbeid. Ved å utstyre smarte rom med de riktige verktøyene som fungerer sammen i perfekt synkronisering, skaper du en optimal samarbeidsopplevelse. 

Møteroms utfordringer

Gjør ethvert møterom om til et hybridmøterom

Her er tre trinn for å skape det best mulige økosystemet i et møterom for hybridmøter. Reflekter før du bestiller

1. Ta informerte beslutninger for økosystemet i møterommet

Hvilke løsninger har du allerede installert?

Lyd- og videoenheter, skjermer, UC&C-plattform(er), produktivitet og kontrollverktøy: Vil du fortsette å bruke de nåværende enhetene, eller trenger de en oppgradering? Ideelt sett bør alle nye teknologiske investeringer være kompatible med eksisterende oppsett. Visste du at en trådløs innholdsdeling og konferanseløsning som ClickShare kan fungere som hjertet i hele møterommets økosystem? Finn ut mer om kompatibiliteten på eksterne enheter med ClickShare.

Hvilken UC&C-plattform vil du bruke?

Det å avgjøre hvilke UC-løsninger som fungerer best for en bedrift, er et IT-ansvar. Da har man muligheten til å gå for en enkelt, foretrukket løsning for hele selskapet. Et enkelt valg, men ikke alltid det enkleste å gjennomføre. Fordi kunder, leverandører, underleverandører eller frilansere bruker kanskje en annen løsning. Folk har i gjennomsnitt brukt seks forskjellige konferanseløsninger de siste seks månedene. Det kan derfor være bra å rulle ut en Bring Your Own Meeting (BYOM)-strategi og la de ansatte få koble seg til med den UC&C-løsningen de ønsker.

Hva brukes møterommene til?

Tid tilbrakt i et møterom bør være godt brukt tid. Hvordan får man det til å skje? Ved å utstyre møterommene dine for det de faktisk brukes til. Formålet med et møte kan variere mye, fra presentasjon og informasjon til samskaping. Sørg derfor for at oppsettet for møterommet er kompatibelt med møtene brukerne skal ha. På den måten kan konferanserommet utløse kreativitet, innovasjon og et smidig samarbeid.

2. Velg eksterne enheter som legger til rette for en ekte hybridvideoopplevelse

For å muliggjøre hybridmøter må du sørge for at både deltagerne på kontoret og de eksterne kan forstå hverandre fullt ut. Du trenger et godt kamera, mikrofoner, høyttalere og en skjerm. Hvilke enheter og programvare-agnostiske eksterne enheter eller swap-enheter som passer til møterommet, avhenger vanligvis av størrelsen.

Jo større rommet er (som et styrerom), desto mer omfattende må AV-enhetene være for at alle skal kunne høres og ses. I mindre områder som grupperom kan oppsettet være mer kompakt, som for eksempel en alt-i-ett-enhet. Det finnes mange aktører i markedet som selger disse AV-løsningene, derfor kommer muligens ikke all møteromsteknologi fra samme produsent. 

3. Koble sammen teknologi og personer i videosamtaler, men sørg for at det skjer trådløst!

78 % av de ansatte vil bare gå inn i møterommet, koble til teknologien som er tilgjengelig og begynne å jobbe med en gang. Ikke nok med det, de vil bruke den bærbare datamaskinen sin til å gjøre det. 70 % av de ansatte foretrekker Bring Your Own Meeting (BYOM) for å være vert for samtaler fra den bærbare datamaskinen.

For å få mest mulig ut av økosystemet i møterommet bør du vurdere hvordan brukerne skal koble seg til. 65 % av de ansatte sliter med å finne ut av forskjellige oppsett og hvordan de kan koble seg til dem når de beveger seg mellom forskjellige rom. Der er bare for mange kabler, for mange kontrollpaneler og for mange brukeropplevelser. Gjør det så enkelt som mulig, og helst trådløst.

En trådløs konferanseløsning som ClickShare Conference knytter alle teknologier i alle rom sammen som en hub, på en enkel, sømløs og trådløs måte. Ettersom ClickShare-løsningen er agnostisk (faktisk, ikke låst av selger), fungerer den med alle typer enheter (laptop, nettbrett, smarttelefon), enhver UC&C-plattform (Microsoft Teams, Zoom, Webex by Cisco osv.) og har den største kompatibiliteten med forskjellige AV-eksterne enheter i markedet som finnes.

Kanskje har du allerede eksisterende faste oppsett for konferanserom, som Microsoft Teams, Zoom eller Webex fra Cisco? ClickShare Present er da nettopp det du trenger for å føre brukeropplevelsen og samarbeidet i disse rommene til neste nivå ved å introdusere sømløs trådløs innholdsdeling med full BYOD, interaktive funksjoner og integrering av arbeidsflyt. 

Les mer om :

Slik får du lyd og video av god kvalitet i hybridvideomøter og konferansesamtaler

Ønsker du grønnere hybridmøter? ClickShare er designet for en miljøvennlig arbeidsplass

Relaterte produkter