Tips til bærekraftig innkjøpspraksis

I en digitalisert verden blir det stadig viktigere å sikre bærekraftig produksjon og bruk av IT. Å stille bærekraftskrav ved innkjøp/anskaffelse av IT-løsninger er innkjøpernes mest kraftfulle verktøy for å påvirke IT-bransjen i en mer bærekraftig retning.

I denne guiden får innkjøpere tips til hvordan de kan stille krav som har effekt, samtidig som de er håndterbare for virksomheten. Guiden bygger på Ateas bransjekunnskap og forståelse for kundenes behov, og er basert på vår posisjon som uavhengig leverandør. Guiden er ment som veiledning og inspirasjon.

Hva skal kravene føre til?

IT-bransjens utfordringer er mange og komplekse, og det er naivt å tro at man kan adressere alle i én anskaffelse. Bærekraftskrav som stilles kun «fordi det er forventet», eller av gammel vane, vil ikke bidra til målet om økt bærekraft. Det samme gjelder hvis organisasjonen mangler evne til å sikre at kravene dere stiller, oppfylles eller følges opp. Derfor bør dere begynne med å stille dere selv noen grunnleggende spørsmål:

Hva er det du ønsker å oppnå?

De fleste virksomheter har i dag utarbeidet en bærekraftstrategi med utgangspunkt i FN sine bærekraftmål. Ved innkjøp av nytt IT-utstyr bør det være en rød tråd mellom bærekraftmålene og anskaffelsesstrategien. Innkjøpsavdelingen må samarbeide med bærekraftansvarlig og kartlegge sammen hvordan dere kjøper inn varer og tjenester.

Hva er drivkreftene for å stille bærekraftskrav, og hva er virksomhetens største risikoer? Kanskje er rettferdige arbeidsforhold spesielt viktig for dere, eller har dere ambisiøse mål om å redusere klimagassutslippene? Vurder hvordan kravene best kan bidra til å nå deres konkrete bærekraftsmål og redusere virksomhetens negative påvirkning.

Husk at innkjøpsprosessen kan bidra til at organisasjonen oppnår bærekraftmålene og reduserer de negative innvirkningene på virksomheten og samfunnet rundt.

Hva er et rimelig nivå for organisasjonen deres?

Tilpass ambisjonsnivået til kunnskapen og ressursene dere har for å følge opp kravene. Manglende ressurser trenger ikke å bety at dere må avstå fra å stille bærekraftkrav; det handler om hvordan dere velger å formulere dem (se innledningen om «Tre enkle tiltak»).

Hvilke utfordringer er mest aktuelle for IT-bransjen

Selv om mange bærekraftsaspekter er felles for ulike sektorer, er hver bransje unik. Tilpass derfor ravene dere stiller i en IT-anskaffelse, til bransjens mest presserende utfordringer. Gjennom dialog med leverandørene kan dere få god forståelse av hva dere bør prioritere i de enkelte anskaffelsene.

Tre enkle tiltak – bærekraftig innkjøp for nybegynnere

Å stille krav til bærekraft kan oppfattes som komplekst og ressurskrevende arbeid. Ved å sette søkelys på de tre områder nedenfor, legger du et solid grunnlag for bærekraftig produksjon og bruk av IT. Dette krever ikke omfattende kunnskap eller tidskrevende oppfølging.

1. Velg produsenter som er minst «Regular Member» i Responsible Business Alliance

Medlemmer i Responsible Business Alliance (RBA) forplikter seg til å følge et felles sett med etiske retningslinjer, gjennomføre regelmessige risikovurderinger og revisjoner i leverandørkjeden, og aktivt bidra til å rette opp eventuelle avvik. For å sikre kontinuerlig forbedring av standarden, oppdateres retningslinjene hvert tredje år. Her er en liste over medlemmene og medlemskapsnivået deres.

2. Sikre tilbakeleveringen allerede ved innkjøp

Sørg for å ha en plan for tilbakelevering av utstyret dere kjøper inn, allerede ved innkjøp. Dette kan for eksempel være å inkludere tilbakelevering i anskaffelsen. Forsikre dere om at produktene dere returnerer i første omgang gjenbrukes og i andre omgang resirkuleres. Sett deg mål om 100% gjenbruk.

Trenger du hjelp med å komme i gang? Les mer om 100%-klubben her.

3. Velg utstyr som er «TCO Certified» (eller annen type 1-sertifisering)

TCO-sertifisering stiller omfattende bærekraftskrav gjennom hele produktets livssyklus. Kravene er både sosiale (arbeidstider, -miljø og lønnsforhold mm.) og produktrettet (energi effektivitet, begrensning av skadelige stoffer osv.). Det er også flere krav som skal øke produktets levetid. Alle krav er obligatoriske og må være oppfylt før sertifisering. Oppdragsgiver slipper dermed å ha denne ekspertisen selv, eller bruke ressurser på å følge opp dette.

4. Betydningen av å vekte kravene

For å utnytte potensialet i anskaffelser til å fremme bærekraft, må dette inngå som en del av vektingen. Ved å vekte bærekraft, og ikke bare kjøpe basert på pris, skaper kundene insentiver for leverandører til å ligge i forkant. Hvor høyt bærekraft vektes, kan variere fra tilfelle til tilfelle. Vi anbefaler ikke en spesifikk prosentsats, det viktigste er at vekten er høy nok til å gjøre en forskjell i den aktuelle anskaffelsen

Legg grunnlag for at kravene skal få ønsket effekt

Bruk dialog og evalueringskriterier

Både IT og bærekraft er områder i rask utvikling, og det som er ledende i dag kan endres om kort tid. Det kan også være vanskelig å vite hvilke bærekraftskrav markedet kan oppfylle til enhver tid. En grundig markedsdialog krever tid og ressurser, men gir til gjengjeld en dypere forståelse for mulighetene, og hjelper dere å stille effektive og presise krav. Grundig forarbeid gjør også anbudsfasen mer effektiv, der tiden ofte er knapp.

Ønsker dere å vurdere hvor langt aktørene på markedet har kommet i sitt bærekraftsarbeid, og gi dere selv muligheten til å premiere leverandører og produsenter som ligger i forkant. Bruk evalueringskriterier med poengfordeling eller prisreduksjon. Dette bidrar til å drive bransjen fremover ved å skape insentiver for utvikling.

Våg å velge bort noe: For best effekt, velg noen få evalueringskriterier som er viktige for dere og hvor dere kan stille skarpe krav. Ellers er det fare for at alle tilbydere er gode på noe, og kriteriene dermed ikke blir differensierende.

Utnytt kraften i standarder

IT-bransjens utfordringer er mange og komplekse. En kraftfull måte å bruke innflytelsen som innkjøpere på, er å stille krav om at leverandører og produsenter har et systematisk arbeid for å identifisere, prioritere og håndtere relevante risikoer i samsvar med OECDs retningslinjer.

Be om bevis før beslutning

Ved å be om dokumentasjon knyttet til både evalueringskriterier og obligatoriske krav, gjør du det enklere å filtrere bort mindre seriøse aktører og redusere risikoen for at kravene ikke blir oppfylt på et senere tidspunkt.

Følg opp!

Det er helt essensielt at virksomheten er i stand til å systematisk følge opp at leverandørene og produsentene etterlever på de kravene som er stilt. Krav som ikke følges opp i løpet av kontraktsperioden, risikerer å bli stående som tomme ord. Hvis du ikke har kapasitet til å følge opp, basér deg på nybegynnerpunktene eller jobb sammen med eksterne aktører.

Still riktige krav til riktig aktør

Når din virksomhet fastsetter krav i anskaffelser, er det viktig at du stiller rette krav til de aktørene som faktisk kan etterfølge dem. Det vil være ulike krav til en leverandør som Atea og en produsent som Apple eller Dell. En leverandør vil ha bedre oversikt over leveranse og livssyklusen til produktet, mens en produsent har mer innsikt i produktets utvikling fra mineral til sluttprodukt.

Krav til leverandøren

Dere bør sikre at leverandøren har et systematisk bærekraftsarbeid før dere velger leverandør.

Leverandøren bør ha

en Code of Conduct for sine leverandører, som er basert på, og refererer til, internasjonale standarder som ILOs åtte kjernekonvensjoner og prinsippene i FNs Global Compact
en dokumentert prosess for å evaluere sine leverandører, inkludert etablerte rutiner for avvikshåndtering. Dette kan dokumenteres f.eks. gjennom en bærekraftsrapport.
en intern Code of Conduct for etisk og profesjonell opptreden i samarbeid med kunder, partnere og investorer. En del av dette kan være at leverandøren aktivt forebygger korrupsjon eller følger ISO 37001.
en dedikert bærekraftsansvarlig i virksomheten
kvalitets- og miljøledelse i tråd med ISO 9001 og 14001
en offentlig bærekraftsrapport, inkludert klimaregnskap som minst dekker Scope 1 og 2
en prosess for sikker og miljømessig korrekt tilbakelevering av IT-utstyr som inkluderer rapportering. Dette kan dokumenteres gjennom miljøsertifikater, policyer samt rutinebeskrivelser, med eksempelrapporter vedlagt.

Leverandører som er i forkant av bærekraftsarbeidet

Kunnskap og veiledning: Leverandøren arbeider proaktivt med å spre kunnskap og veilede kunder i spørsmål som gjelder bærekraftig IT. Dette kan verifiseres gjennom referanser.
Evaluering av eget bærekraftsarbeid: Leverandørens/produsentens bærekraftsarbeid er evaluert av en uavhengig tredjepart, som f.eks. EcoVadis, og anses å holde et høyt nivå.
Sirkularitet: Tilbakeleveringsprosessen leverandøren tilbyr, skal ha som mål at maskinvare primært gjenbrukes og i andre omgang resirkuleres.
Klimaarbeid: Leverandørens klimaregnskap inkluderer Scope 3 for solgte produkter og tjenester, samt bruken av solgte produkter.
Klimaarbeid: Leverandørens klimaarbeid er i tråd med 1,5-gradersmålet og kan dokumenteres med et Science Based Target (SBT) eller annen ekstern verifisering.
Bransjeengasjement: Leverandøren arbeider for å løfte hele bransjens bærekraftsarbeid gjennom aktivt medlemskap i bransjeorganisasjoner som Responsible Business Alliance, eller ved å drive egne initiativer med samme formål.

Klimarapportering

Den vanligste standarden for rapportering av klimautslipp er GHG-protokollen (Greenhouse Gas Protocol). Denne deler utslippene inn i tre kategorier med vekt på utslippskilden:

Scope 1: Utslipp fra kilder som eies eller er under direkte kontroll av organisasjonen. For eksempel bedriftseide kjøretøy.
Scope 2: Utslipp fra energi kjøpt av organisasjonen, som elektrisitet, fjernvarme og fjernkjøling.
Scope 3: Utslipp fra leverandørens verdikjede, for eksempel innkjøpte varer og tjenester.

Sørg for en bærekraftig livssyklusstrategi

95% av fotavtrykket til en IT-enhet kan spores tilbake til produksjonen. Dermed er det viktigste du kan gjøre for klimaet og dine egne miljømål å sikre at IT-utstyret tas inn til retur når du er ferdig med å bruke det. Utstyret bør først og fremst gjenbrukes av en ekstern tredjepart eller i egen virksomhet, for så å bli resirkulert når det ikke kan brukes lengre.

Krav til produsenten

En merkevareeier har større innflytelse over de faktiske forholdene under produksjonsfasen, da de ofte befinner seg lenger tilbake i forsyningskjeden enn leverandørene, og i enkelte tilfeller eier sine egne fabrikker. Krav knyttet til produksjon og sosiale forhold bør derfor med fordel rettes mot dette nivået, og ikke leverandøren. Kravene bør være knyttet til forpliktelsene produsenten/merkevareeieren har påtatt seg når det gjelder bærekraft, styringssystemer og transparens i bærekraftrapporteringen. Tips! Som en del av anskaffelsesdialogen kan du be produsentene om å vise deg eksempler på hvilken praksis de følger i forbindelse med saker som er viktige for deg.

Produsenten bør tilfredsstille følgende krav:

Medlem av RBA (Responsible Business Alliance) på «Regular Member»-nivå og forplikter seg til å følge RBAs etiske retningslinjer. Ikke-medlemmer kan innfri de samme kravene ved å sende inn dokumentasjon på tilsvarende måter å arbeide på.
Gjennomfører risikovurderinger av produksjonsanlegg, både dem som er eid av produsenten og dem som er eid av underleverandører
Revisjoner av uavhengige tredjeparter på anlegg der det har blitt identifisert mulige eller faktiske problemer, og at eventuelle avvik som avdekkes, håndteres i samsvar med RBAs standarder
Offentlig publiserer tilgjengelige klimaregnskap, som minimum omfatter scope 1 og 2
Offentliggjøring av retningslinjer og arbeider i samsvar med OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger knyttet til ansvarlige leverandørkjeder for konfliktmineraler (denne forpliktelsen inngår i RBA-medlemskapet)

Produsenter som er i forkant av bærekraftsarbeidet:

Klimarapport som omfatter scope 3
Tiltak for å styrke arbeidernes rett til medvirkning
Støtter lokale initiativer, som for eksempel å øke tilførselen av bærekraftig utvinnede mineraler i Den demokratiske republikken Kongo
Samarbeider med aktører på tvers av bransjer for å tilgjengeliggjøre teknologi og data som kan drive bransjen i en mer bærekraftig retning

Bærekraftsmerking av produkter:

Bærekraftmerking som hjelper deg å finne produkter som produseres med ekstra hensyn til miljøet og/eller sosiale forhold
Produkter med bærekraftmerking som oppfyller spesifikke miljømessige og/eller sosiale krav som ofte er strengere enn de juridiske kravene som er gjeldende
En uavhengig tredjepart som verifiserer at produktene oppfyller kravene i merkingen
De vanligste merkeordningene for bærekraft er TCO Certified og Epeat. Begge disse ordningene har omfattende sosiale krav og miljøkrav, men varierer noe i metodikk.
Tilgjengeligheten av bærekraftmerkede produkter varierer for ulike produktkategorier. Derfor anbefaler vi at du undersøker hvilke merkeordninger som passer for dine behov og prioriteringer før du går i gang med anskaffelser.

Skytjenester og datasenter

Når dere skal anskaffe datasentre og skytjenester, er det viktig å stille krav til de mest relevante områdene: energitilførsel, energieffektivitet og bærekraftig livssyklushåndtering av maskinvaren. Nedenfor finner dere eksempler på krav som kan brukes for å adressere disse områdene.

Leverandøren har et strukturert arbeid for energieffektivisering som omfatter både datasentrene og de tekniske plattformene.
Leverandøren viser hvordan de gjenvinner varmeenergien som IT-utstyret genererer.
En betydelig del av tjenesten er dekket av en sertifisering for energieffektivisering, for eksempel EU Code of Conduct for Datacenter Energy Efficiency.
Datasentrenes PUE-verdi (Power Usage Effectiveness) overstiger ikke 1,2. Be leverandøren redegjøre for sin PUE-verdi over tid.
Datasentrene drives av fornybar energi. Be leverandøren oppgi andelen fornybar energi og utviklingen over tid.
Leverandøren/produsenten har en omfattende prosess for livssyklushåndtering, for eksempel tilbakelevering av utstyr som ikke lenger brukes, mulighet for å tilby oppgradert utstyr, og rådgivning for optimalt innkjøp og bruk.

Husk maskinvaren!

Hvis dere skal ha nytt datasentertjenester, er det lett å glemme å stille krav til maskinvaren. Selv om energiforbruket utgjør en stor del av den totale klimapåvirkningen, har maskinvaren også betydelig påvirkning – spesielt på grunn av utfordringer i produksjonen og bidraget til elektronikkavfall. Det er derfor avgjørende å stille krav om bærekraftig livssyklushåndtering, som inkluderer rådgivning ved innkjøp, håndtering gjennom livssyklusen, og best mulig bruk.

Våg å tenke nytt!

Mye av det vi gjør, er basert på etablerte vaner og tankemønstre. For å kunne oppnå reell endring, er det imidlertid viktig å våge å skifte fokus og tørre å tenke nytt. Bærekraftig IT handler om å bruke eksisterende ressurser så effektivt som mulig. Derfor lønner det seg å utfordre og stille spørsmål ved prosessene rundt IT-innkjøp.

Fordelene ved IT kommer ikke av å eie selve utstyret, men snarere av å bruke det. Tidligere måtte alle virksomheter kjøpe egne lokale servere som måtte anskaffes med betydelig større lagringskapasitet enn daværende behov, mens i dag ser vi et skifte over til skylagring der kunden kun betaler for kapasiteten de bruker. Kan vi tenke slik om annet IT-utstyr også?

Leasing av utstyr gir både betydelige bærekraftfordeler, ikke minst gjennom etablerte returprosesser,

men også økonomiske fordeler idet man kjøper en ferdig prosess der du kan optimalisere bruken, ha full kontroll over utstyret og kun betale for det du faktisk bruker.

Kjøpesummen gjenspeiler ikke den faktiske kostnaden for et produkt. For å få et mer nøyaktig bilde kan det være verdifullt å inkludere parametere som totalkostnader og livssykluskostnader i anskaffelsesprosessen. Hva vil kostnaden være for et produkt som er kjøpt, brukt i en kort periode og deretter kassert – sammenlignet med et som kan repareres, oppgraderes og er kompatibelt med flere deler?

Hvordan kan leverandørene dine hjelpe deg med å nå målene du har fastsatt, både med tanke på budsjett og bærekraft? Hva er de beste løsningene som er skreddersydd til dine behov? Utfordre leverandørene til å tenke utenfor boksen.

Transport og leveranse

Selv om det største karbonutslippet kommer fra selve produksjonen, så kan du som innkjøper fortsatt bidra til å reduser klimaavtrykket ved å tenke bærekraft i leveranse og transport. Velg leverandører som aktivt arbeider med å utfase fossilt drivstoff og optimalisering av transporten. En dags-leveranser er for eksempel en av de mest miljøfiendtlige transportmetoden. Samlevering med komplette pakkeløsninger for leveranse og retur, samt mulighet for miljøtransport av av-emballerte varer i bur – det gjør en stor forskjell for miljø.

Miljøkrav til transportører kan deles inn i to kategorier:

Krav til virksomhetenes miljøprofil

ISO14001-sertifisering
Selskapenes miljøstrategi og miljømål
Egen miljøansvarlig

Krav til bærekraftige tjenester

Bærekraftige transportløsninger
Lav- eller nullutslipp langtransport (bio-fuel/tog)
Utslippsfri leveranse i bymiljø (såkalt «Last-Mile emission free»)
Utslippsfritt eller lavutslipp godstransport lokalt
Transportørenes planer for fremtidens bærekraftige tjenester
Opplæring i organisasjonen (særlig eco-driving for sjåfører)

Bli med å endre bransjen!

Atea Sustainability Focus (ASF)

Du som IT-kjøper har mer påvirkningsmakt enn du tror. Vi i Atea har etablert Atea Sustainability Focus (ASF) for å bidra til endring i den globale IT bransjen. Formålet er blant annet å identifisere de mest presserende bærekraftspørsmålene for bransjen, men også skape forståelse for hvordan vi best kan jobbe sammen for å styrke forutsetningene for mer bærekraftig IT.

Les mer om ASF her.

ASF-undersøkelsen

Uavhengig av om du er kunde hos Atea eller ikke kan du få din stemme hørt ved å delta på den årlige undersøkelsen til ASF. Disse svarene samles i en rapport med en anbefaling med relevante tiltak, på vegne av de nordiske innkjøperne til Responsible Business Alliance (RBA). Dette vil også forenkle ditt eget arbeid med å formulere og følge opp relevante og effektive krav.

Les mer og delta her.

Vil du ha flere konkrete tips?

Last ned: