Åpenhetsloven 2023

Publiseringsdato: 30. juni 2023.

Åpenhetsloven i Atea, redegjørelse 2023 

Bærekraft er en viktig del av alt Atea gjør, fra våre forretningsmodeller til vår kultur. Vi vil være en del av løsningen for IT-bransjens utfordringer. Derfor har vi etablert et obligatorisk kompetanseprogram for alle ansatte i Norge; Bærekraftskolen. Med kunngjøringen av den norske Åpenhetsloven, grep vi muligheten til å ytterligere forbedre og tilpasse våre bærekraftpraksiser. Vi ønsker å sikre at partnerne våre er informert om hva loven krever av dem, samt om våre forventninger på dette viktige området.

Last ned Kompletterende årlig redegjørelse om Åpenhetsloven.

Presentasjon av Atea 

Atea-gruppen består av over 8 000 ansatte i syv europeiske land (Norge, Sverige, Danmark, Finland, Litauen, Latvia og Estland). Selskapet leverer IT-infrastruktur og relaterte tjenester, til private og offentlige virksomheter, på tvers av Norden og Baltikum. For å sikre en sammenhengende, enhetlig tilnærming til bærekraft, nærmer vi oss tematikken både på lands- og konsernnivå: Ateas bærekraftsarbeid er basert på internasjonale lover og vel anvendte, bransjeoverskridende retnings-linjer. Dette gjelder eksempelvis ILO-konvensjoner, OECDs retningslinjer for multinasjonale selskaper samt Responsible Business Alliances (RBA) Code of Conduct og retningslinjer levert av Responsible Minerals Initiative (RMI) for konfliktmineraler due diligence. Atea skal etterleve Åpenhetsloven og de forpliktelser som følger av denne. 

Daglig leder i Atea ASA er Steinar Sønsteby, og styret består av:

  • Sven Madsen (styrets leder) 
  • Morten Jurs 
  • Lisbeth Toftkær Kvan 
  • Saloume Djoudat 
  • Leiv Jarle Larsen 
  • Marius Hole 
  • Maria Nelly Flatland 
  • Carl Espen Wollebekk 
  • Lone Schøtt Kunøe 

Redegjørelsen gjelder både Atea ASA og datterselskapet Atea AS 

Denne redegjørelsen gjelder både konsernet Atea ASA og datterselskapet i Norge, Atea AS. Daglig leder i Atea AS er Ole Petter Saxrud. Det norske selskapet har omkring 1 850 ansatte, og styret består av: 

  • Steinar Sønsteby (styrets leder) 
  • Robert Emilio Giori 
  • Leiv Jarle Larsen 
  • Christian Flod Stangeland 
  • Marius Hole 
  • Maria Nelly Holmedahl Flatland 

Forpliktelser etter loven 

Åpenhetsloven skal fremme virksomheters respekt for menneskerettigheter og anstendige arbeids-forhold, hvilket inkluderer en plikt til å utføre aktsomhetsvurderinger i verdikjeden i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper, samt sikre allmennheten tilgang på informasjon. Etterlevelsen av loven baseres på forholdsmessighet. For å sikre kravene loven stiller, skal virksomheter som omfattes, sikre at allmennheten får informasjon om arbeidet med loven, og hvordan virksomheten vil håndtere eventuelle negative konsekvenser. 

Det fremgår av åpenhetsloven § 5 at virksomheter skal offentliggjøre en redegjørelse for hvilke aktsomhetsvurderinger de har gjort. Formålet er å gi allmennheten innsikt i nøkkelfunnene, og i hvilke tiltak som er iverksatt. Denne nettsiden, i tillegg til Ateas bærekraftsrapport og den kompletterende årlige redegjørelsen signert av styret, er Ateas redegjørelse i henhold til loven.

Alle som ønsker informasjon, kan ta skriftlig kontakt med virksomheter som er omfattet av loven. De kan be om informasjon om hvordan virksomhetene håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Atea svarer skriftlig på slike informasjonskrav, innen rimelig tid og senest innen tre uker. 

Ateas styre har gjennom flere år hatt oppfølging av verdikjeder og å sikre respekt for menneske-rettigheter og anstendige arbeidsforhold på sin agenda. Selskapenes daglige ledere og avdelingene for bærekraft og compliance, har det operative ansvaret for å besvare henvendelser og arbeide med oppfølging av loven, samt å rapportere jevnlig til styret. 

Atea vil fortsette å prioritere arbeidet med Åpenhetsloven, eksempelvis ved å videreutvikle og styrke våre prosesser for aktsomhetsvurderinger for våre leverandørkjeder, og sikre at selskapet jobber kontinuerlig for å forbedre arbeidet i alle aspekter av lovens krav. I flere tilfeller går vi også lengre enn loven krever, når det gjelder oppfølging av våre verdikjeder. 

Risiko, oppfølging og etterlevelse i egen virksomhet 

Atea-konsernets Code of Conduct tydeliggjør Ateas holdning, overfor selskapets eget personell og eksterne interessenter. Den er basert på De forente nasjoners (FN) Global Compact, ILOs åtte kjernekonvensjoner som utgjør en minimumsstandard for arbeidsforhold, Rio-erklæringen og FN-konvensjonen mot korrupsjon. 

Atea er sertifisert i ISO 9001, ISO 14001 og ISO 37001, og gjennomfører regelmessige risikovurderinger i henhold til dette. Selskapet gjennomgår også regelmessig interne, sentrale dokumenter. 

Selskapet gjennomfører løpende ulike analyser av egen virksomhet, både internt og med bistand fra eksterne. Dette gjør vi for å forbedre arbeidet og identifisere forbedringer i egne prosesser. Atea følger reglene i arbeidsmiljøloven og andre relevante regelverk i et arbeidsforhold. Det er heller ikke avdekket noen former for brudd på menneskerettigheter i virksomheten. 

Atea har også etablert en varslingskanal (Whistleblower Hotline) der hvem som helst kan rapportere potensielle brudd på Ateas policies. Atea har inngått en avtale med en fullstendig anonymitet for varsleren. Advokatfirmaet har ingen annen forretningstilknytning til Atea, utenom varslingsfunksjonen. Advokatfirmaet vil følge opp varslingsrapport diskret og konfidensielt med relevant person i Ateas organisasjon. Atea vil ikke tolerere reaksjoner mot varslere som i god to rapporterer bekymringer vedrørende adferd i Atea. 

Videre bruker Atea også et tredjepartssystem som bidrar til å oppdage, forhindre og administrere sanksjonsrisiko for personer og/eller enheter som kan være assosiert med Anti-Money Laundering (AML), Anti-Bribery and Corruption (ABC), terrorisme, terrorfinansiering, narkotikasmugling, krigsforbrytelser og økonomiske sanksjoner. 

Ateas engasjement og forventninger til leverandører 

Innen teknologi er det svært kompliserte leveransekjeder, og desto viktigere å stille krav til disse. 

Atea har utarbeidet en Supplier Code of Conduct som definerer hva vi forventer av våre leverandører: Denne er blant annet basert på Global Compacts ti prinsipper og FNs veiledende prinsipper for virksomheter. Dokumentet inkluderer en forpliktelse til å etterleve RBAs Code of Conduct, som medlemmer (Regular eller Full member) i RBA eller bevislig kan dokumentere tilsvarende etterlevelse. Disse inneholder detaljerte krav for å sikre at virksomheter drives etter de høyeste internasjonale standardene for bærekraftighet. Videre skal leverandører ha en tilgjengelig kontaktperson innen bærekraft, de skal ha et solid klimaarbeid i tråd med Parisavtalen, de skal rapportere informasjon om farlige stoffer, i tråd med EU-lovgivningen, og etablere en metode for å håndtere antikorrupsjon. Det er også spesifisert en forventning om at leverandører, på forespørsel, deler nødvendig informasjon. Hvis det oppdages risikoer eller brudd på de etiske retningslinjene, skal leverandøren gi innsyn, for å gjøre det mulig å evaluere situasjonen. 

Ateas prosess for leverandøroppfølging er sentral i konsernets forretningsprosesser. Den tar sikte på å verifisere at leverandørenes innsats lever opp til forventningene i Supplier Code of Conduct. Prosessen skal også drive arbeidet med å minimere faktisk og potensiell negativ påvirkning. Atea anvender retningslinjer utviklet av OECD i etableringen av et ledelsessystem, identifisering og vurdering av sosiale, etiske og miljømessige risikoer. Retningslinjene anvendes også i systematisk vurdering av leverandører, for å oppdage, håndtere og minimere risikoer, samt i rapportering av arbeidet. 

Vurderingen utføres gjennom en grundig evaluering av leverandørens evne til risikostyring, hvordan informasjon om prioriterte risikoer samles og hvordan faktiske, vesentlige avvik blir behandlet. Dette skal skje i samsvar med RBAs prosesser. 

RBA er en ideell koalisjon av IT-selskaper, dedikert til å støtte bærekraftig utvikling i medlemmenes globale forsyningskjeder. Atea har vært aktivt medlem av RBA siden 2016, og får dermed innsikt i noen av de viktigste, systematiske utfordringene i bransjen. Atea får også dypere innsikt i hva kundene vil ha, og hva bransjen realistisk kan oppnå av bærekraftig utvikling i forsyningskjeden. 

Arbeid for økt transparens

Åpenhetsbrudd er et overordnet problem i leverandørkjeden, spesielt når det gjelder aktører lenger oppstrøms, Atea har derfor i flere år aktivt jobbet for å øke forståelsen for hvorfor økt åpenhet er viktig for hele bransjens økosystem ved bl.a. å være involvert i RBAs arbeidsgruppe som behandler problemstillingen, arrangere dialogmøter mellom kunder og produsenter, snakke med andre kritiske interessenter som uavhengige interesseorganisasjoner (NGOer) som representerer sårbare grupper, samt gjennom vårt eget initiativ Atea Sustainability Focus. (Les mer om ASF i vår bærekraftsrapport.) 

Atea er engasjert i ulike tiltak mot bruk av konfliktmineraler i teknologibransjen 

Atea engasjerer seg i ulike tiltak mot bruk av konfliktmineraler i teknologibransjen. Blant annet var vi med fra oppstarten av Responsible Minerals Initiative (RMI), som bidro til et utvidet fokus på mineraler utover konfliktmineraler. Atea legger stor vekt på å følge opp dette arbeidet og jobber i henhold til OECDs retningslinjer på området. 

Risiko, oppfølging og etterlevelse hos leverandører 

For å skape en forståelse av de faktiske og potensielle konsekvensene i forsyningskjeden, begynte Atea å utføre tredjeparts risikovurderinger av forsyningskjeden i 2016, og gjennomfører dette på regelmessig basis. En ny risikovurdering vil bli gjennomført i løpet av 2023. Vurderingene gjorde det mulig å identifisere høyrisikoområdene i forsyningskjeden, der det er behov for tiltak for å minimere negative, eller øke positive, konsekvenser. De viste også tydelig at våre mest alvorlige risikoer befinner seg i de tidlige stadiene av forsyningskjeden, som produksjon og utvinning av råvarer. Som oversikten nedenfor viser, er tvangsarbeid og rettferdige arbeidsforhold en av de største risikoene en elektronikkforsyningskjede står overfor, sammen med konfliktmineraler. Dette er grunnen til at det er obligatorisk for leverandører å gi informasjon om begge deler. Dette har sterkt påvirket Ateas leverandørvurderingsprogram, som har pågått siden 2015, og vår beslutning om å bli med og være aktive medlemmer av RBA. 

Tvangsarbeid og rettferdige arbeidsforhold er en av de største risikoene i Ateas forsyningskjede RBA publiserer også informasjon om de vanligste avvikene oppdaget under revisjoner, noe som bidrar til Ateas forståelse av risikoene. Det er blant annet for lang arbeidstid og mangel på tilstrekkelige sikkerhetsprosedyrer. 

I tillegg til dette gjennomføres kontinuerlige analyser hvor individuelle leverandørvurderinger bidrar til Ateas generelle forståelse av risikoene i forsyningskjeden, både for de spesifikke omstendighetene i leverandørens leveransekjede, og gjennom informasjon om risiko knyttet til hele bransjen. Vurderingsprosessen pågår kontinuerlig og krever direkte kontakt med både leverandører som har blitt identifisert som en betydelig bidragsyter til forbruk, leverandører som har uttrykt interesse for å bli kompatible med Ateas bærekraftskriterier og leverandører som leverer spesifikke produkter som ikke kan erstattes. 

Atea benytter seg av risikovurderingsverktøy i ulike tredjepartstjenester, for å få oversikt over mulig samlet risikonivå for leverandørbasen, basert på bransje og beliggenhet. Mer spesifikke risikovurderinger av leverandører i disse systemene fungerer også som informasjonsgrunnlag for våre leverandøroppfølging. Videre gjøres det også løpende omverdens-monitorering av nåværende og potensielle risikoer ved hjelp av kontinuerlig medieovervåking og innsamling av informasjon fra rapporter fra statlige og frivillige organisasjoner (f.eks. Utenriksdepartementet, OECD, FN og ulike frivillige organisasjoner). Atea deltar også i bransjediskusjoner som f.eks. OECD Forum for Responsible Mineral Sourcing, RBA-konferanser samt RBAs månedlige møter og ulike arbeidsgrupper. 

Prosess for styring og forebygging av negative konsekvenser, følger OECDs retningslinjer 

Prosessen for å sikre styring og forebygging av negative konsekvenser i Ateas forsyningskjede, håndteres på flere forskjellige måter, på samme tid. Dette er i henhold til OECDs retningslinjer og innebærer:

  • Kontinuerlig engasjement med identifiserte leverandører, for å overvåke deres framgang innen bærekraft, gi hjelp hvis mulig og gjøre nødvendige endringer i interne retningslinjer i direkte forhold til endringer i bransjen og juridiske krav. Dette øker leverandørens tillit og vilje til å samarbeide og varsle på forhånd hvis Atea mottar informasjon om mulige brudd i deres forsyningskjede.
  • Overvåking av en rekke bransjenyhetskilder, informasjon levert av bransjeordninger og NGO-er og andre informasjonskilder, for å identifisere mulige anklager som direkte påvirker Ateas forsyningskjede og leverandører. Anklagene er da underlagt en behandlingsprosess. Prosessen inkluderer overvåking av lovendringer, for å sikre overholdelse av internasjonale og landspesifikke lover, relevante for bærekraftige praksiser og styring av forsyningskjeder. 
  • En etablert behandlingsprosess ved anklager. Eventuelle anklager som påvirker Ateas forsyningskjede, blir sjekket for gyldighet med bransjeordninger og leverandører direkte og deretter behandlet i henhold til OECDs retningslinjer. Dette inkluderer, men er ikke begrenset til, å innhente relevant informasjon fra berørte parter, å ta del i eller gjennomføre tredjepartsrevisioner for å utrede anklagelsen, bruke innflytelse til å påvirke reduksjon av negative konsekvenser, hvilket inkluderer gjenoppretting og erstatning der dette er påkrevd, og avslutte forretningsforbindelser hvis det ikke nås en vellykket direkte løsning eller forbedringstidslinje.
  • Deltakelse i bransjeordninger som RBA og RMI. Dette for å få grundig informasjon om bransje-spesifikke emner og opprettholde kontakter innen bransjen. Atea Group er relativt fjernt fra direkte produksjon og innkjøp, av både deler og materialer som brukes i produksjonen av elektronikk. Vi er klar over begrensningene dette gir vår evne til å påvirke systematiske problemer i bransjen. Gjennom sluttbrukerinnsikt og egen innsamlet informasjon oppnådd under arbeid i bransjen, kan Atea delta i diskusjoner og workshoper som kan føre til endringer, både for bransjen som helhet og berørte aksjonærer. 

Ateas prosess for leverandøroppfølging 

Atea har en prosess for oppfølging av prioriterte leverandører som består av: 

  • risikoanalyse 
  • leverandørundersøkelser 
  • handlingsplan på eventuelle forbedringer sammen med Atea 
  • oppfølging 
  • rapportering 

Ved funn av brudd hos en leverandør igangsettes en dialog, hvor Atea i enkelte tilfeller begjærer å ta del av eller gjennomføre en tredjepartsrevisjon. Ut fra avvikets art og alvorlighetsgrad velges en strategi for oppfølging. Deretter utvikles og implementeres en handlingsplan for den aktuelle leverandøren. Det strategiske fokuset varierer, men kan omfatte: 

  • Atea tar del i den berørte leverandørens handlingsplan for å kontrollere, etablere, minimere og avvikle den spesifikke anklagelsen. Dersom det ikke er etablert handlingsplan, føres det en felles dialog for å lage en handlingsplan for å håndtere avviket. 
  • fortsatt samarbeid med leverandøren, med kontinuerlig oppfølging for å sikre handlingsplanen med aksjonspunkter og bedring av situasjonen 
  • identifisering av aktører som kan inngå i et bransjesamarbeid, for å løse felles utfordringer, gjennom felles strategi og initiativer 
  • midlertidig opphør av samarbeidet med leverandøren, mens tiltak iverksettes for å minimere risiko. Dette vil innebære en karantenetid til leverandøren har gode nok tiltak for å kunne fortsette samarbeidet og andre tiltak kan iverksettes. Tiltak kan være kontinuerlig oppfølging og etablering av eventuelle bransjesamarbeid som nevnt ovenfor. 
  • terminering av kontrakt. Dersom en leverandør ikke følger opp med tilstrekkelige tiltak for å minimerer risiko og alvorlige brudd på Ateas etiske retningslinjer, vil kontrakten med den aktuelle leverandøren termineres, og Atea avslutte samarbeidet. Før en slik beslutning tas, skal Atea ha dialog med eventuelle sluttkunder som kan bli berørt av termineringen av samarbeidet med den aktuelle leverandøren 

Henvendelser og etterlevelse av disse 

I perioden 1. juli 2022 – 1. juli 2023 mottok Atea 45 henvendelser om Åpenhetsloven. Alle spørsmålene besvares innen tre uker med utfyllende informasjon som viser Ateas prosess for oppfølging av verdikjeder og å sikre respekt for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Selskapet har jevnlig gjennomgang av dokumentasjonen for å sikre at alle henvendelser kan besvares på best mulig måte. 

Konklusjon 

Siden Åpenhetsloven trådte i kraft, har Atea sørget for at våre kunder og andre interesserte parter kan kontakte oss for å be om informasjon om vår due diligence innenfor menneskerettigheter og arbeidsrettigheter. Dette har inkludert å svare på direkte informasjonsforespørsler, delta i kunde-undersøkelser og holde møter med kunder som har bedt om større innsikt i Ateas bærekraftsarbeid. 

Vi publiserer en årlig bærekraftsrapport som dekker våre resultater på alle aspekter av bærekraft. Den kan lastes ned her.

For å fremme ytterligere åpenhet er våre retningslinjer, sertifiseringer og mange ESG-målinger tilgjengelige på vår ESG-oversiktsside.

For henvendelser angående Åpenhetsloven, ta kontakt med compliance@atea.no eller din kontaktperson i Atea.